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Der Faktor Zeit – wie die Zunahme von Kürzungen die Zahnarztpraxen belasten

Die stetige Zunahme kostenträgerseitiger Kürzungen ist spürbar – sowohl bei den Patienten als auch bei den Praxen. Mit dem ArgumentationsProfi, das neuste PerformancePro-Modul der Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR), können online in kürzester Zeit private Therapiepläne individuell gegenüber den Kostenträgern argumentiert werden. In den ersten drei Monaten nach Einführung haben die DZR-Kunden mit dem Modul bereits an die 850 Stunden effektive Arbeitszeit im Rahmen der gebührenrechtlichen Stellungnahmen eingespart.

Jede Praxis kennt das Problem – in dem für den Patienten erstellten privaten Therapieplan werden Leistungen durch private Kostenträger gekürzt. Auch wenn die Behandlung aus Sicht des Zahnarztes medizinisch notwendig ist, fallen immer mehr Positionen den Kürzungen der Kostenträger zum Opfer. Unter gebührenrechtlichen Gesichtspunkten sind die Kürzungen jedoch häufig nicht korrekt. Erschwerend kommt hinzu, dass das restriktive Verhalten der Kostenträger die Arzt-Patienten-Bezie- hung belastet. Im Rahmen der Kürzungen erhält der Patient von seinem Kostenträger meist nur fachspezifische Erläuterungen, die für einen Laien nicht zu verstehen sind. Bei vielen Patienten kann das ein Gefühl erzeugen, dass der  private Therapieplan des Zahnarztes nicht korrekt ist – der Zahnarzt gegebenenfalls Leistungen berechnet hat, die unter gebührenrechtlichen Aspekten unzulässig sind. Dass solch ein Eindruck für ein vertrauensvolles Arzt-Patienten-Verhältnis nicht förderlich ist, sollte auch den Kostenträgern klar sein. Ist die Kürzung erfolgt, sucht der Patient in der Regel direkt den Kontakt zur Praxis auf und wünscht sich neben einer Erklärung auch eine schriftliche Stellungnahme gegenüber dem privaten Kostenträger. Denn durch die vorgenommenen Kürzungen wird der Patient mit einem spürbar höheren Eigenanteil konfrontiert, der schnell das finanziell Mögliche übersteigen kann. Die Anfertigung einer individuellen gebührenrechtlichen Stellungnahme stellt jedoch auf Seiten der Praxis einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar, der neben dem normalen Tagesgeschäft zusätzlich anfällt.

Was bedeutet das für die Praxis?

Sowohl von den Praxen als auch von den Patienten ist seit Längerem zu hören, dass die Kürzungen von Leistungen seitens der Kostenträger stetig zunehmen. Dieses Verhalten kann zweierlei Auswirkungen haben. Erstens: Auch wenn die Behandlung medizinisch notwendig ist, kann der Patient durch den höheren Eigenanteil von der Behandlung Abstand nehmen. Eine geringere Erstattungszusage führt bei den Patienten zu einer höheren finanziellen Belastung, die er nicht bereit oder fähig ist, zu übernehmen. Zweitens: Der Patient kann nach Erhalt der Rechnung in einem ersten Schritt nur den Anteil begleichen, der ihm durch den Kostenträger erstattet wurde. Den verbleibenden Teil der Forderung müsste der Zahnarzt dem Patienten schlussendlich auf eigene Kosten und eigenes Risiko stunden.

Das restriktive Verhalten der Kostenträger hat also direkte Auswirkungen auf die Praxis. Damit der Kostenträger möglichst vollumfänglich im Sinne des Patienten erstattet, bedarf es einer Argumentation der einzelnen Leistungen. Und genau dies führt zu einem Anstieg der Betreuungsleistung und bringt sowohl kleine als auch große Praxen schnell an die zeitliche Belastungsgrenze.

Wie kann die Praxis im Rahmen der gebühren- rechtlichen  Stellungnahmen  entlastet werden?

Die Argumentation von Gebührenziffern ist bisweilen ein zeitaufwendiges Unterfangen. Aus unterschiedlichen Quellen muss zunächst der passende Argumentationstext herausgesucht, in der Regel erst noch abgeschrieben und danach entsprechend dem Therapieplan individuell angepasst werden. Anschließend bedarf es noch einer Ergänzung um einen personalisierten Einleitungs- und Schlusstextes. Schnell kommen hier 30 Minuten und mehr zusammen, welche zusätzlich zum Tagesgeschäft in der Praxis anfallen. Der ArgumentationsProfi der DZR stellt im Rahmen der gebührenrechtlichen Stellungnahme eine spürbare Entlastung dar, denn das neue Tool automatisiert all diese Schritte für die Abrechnungsfachkraft und den Zahnarzt. Die Bearbeitungsdauer einer vollständigen Argumentation wird dadurch im Schnitt auf unter fünf Minuten reduziert und Erstattungsansprüche der Patienten können bereits vor Beginn der Behandlung zeit- und ressourcenschonend durchgesetzt werden.

Über die Internetseite www.argumentationsprofi.de gelangt die Praxis direkt auf das PerformancePro-Modul und loggt sich mit den bereits bekannten Zugangsdaten für das ErstattungsPortal oder dataline-Z ein. Sofort kann mit der Argumentation begonnen werden. Im Suchfeld wird die zu argumentierende Ziffer eingegeben. Eine intelligente Suchlogik unterstützt den  Nutzer mit einer Autovervollständigung. Ist die Ziffer eingegeben, erscheinen alle relevanten Argumentationen mit einer kurzen Zusammenfassung. Neben dieser Kurzbeschreibung lässt sich zusätzlich der gesamte Argumentationstext per Klick einblenden. Über das setzen eines Hakens in der Checkbox wird die gewünschte Argumentation übernommen und auf dem Merkzettel zwischengespeichert. Auf diese Weise können beliebig viele Ziffern argumentiert werden. Im Merkzettel selber kann sowohl die Reihenfolge als auch das ausgewählte Argument bearbeitet, geändert sowie gelöscht werden. Anschließend wählt die Fachkraft aus, ob ein individualisierbarer Einleitungs- und Schlusstext zusätzlich generiert werden soll. Durch das Klicken auf Exportieren wird das komplette Argumentationsschreiben erstellt und kann ganz einfach in die praxiseigene Word-Vorlage kopiert werden. Durch farbig gekennzeichnete Kommentare werden Textstellen auf einen Blick hervorgehoben, die eine Individualisierung erfordern, wie beispielsweise den Namen des Patienten. Letzte  Änderungen können jetzt noch in der Datei vorgenommen werde, bevor das Argumentationsschreiben fertiggestellt wird. Und wenn einmal eine Argumentation oder Ziffer fehlen sollte, kann dies ganz einfach über ein Chat- Fenster den Experten des GOZ-Referats der DZR mitgeteilt werden. Die Datenbank des ArgumentationsProfis wird kontinuierlich erweitert und aktualisiert, damit die Praxis  immer Zugriff auf aktuelle und in der Praxis erprobte Argumentationen hat.

Welche Zeitersparnis lässt sich durch den Argu- mentationsProfi  im  Tagesgeschäft realisieren?


Eine vierwöchige Testphase mit verschiedenen Praxen hat ergeben, dass das Fachpersonal durch die intuitive Benutzeroberfläche im Schnitt die Argumente für bis zu fünf Ziffern eines privaten Therapieplans in unter fünf Minuten komplett druckfertig erstellen kann – und das inklusive individualisiertem Einleitungs- und Schlusstext. Die ersten drei Monate nach der Einführung des neuen Tools konnten die Ergebnisse der Testphase bestätigen. Die ersten DZR-Kunden haben in den ersten Monaten durch das PerformancePro-Modul insgesamt an die 850 Arbeitsstunden Zeit bei der Erstellung gebührenrechtlicher Stellungnahmen eingespart. Dies entspricht  bei einer 40  Stunden-Woche mehr  als 21 Arbeitswochen, die jetzt wieder direkt den Patienten zugutekommen. Dies stellt im Schnitt eine Zeitersparnis von über 80 %* für die Praxen dar.