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Eigenabrechnung vs. Rechenzentrum – es lohnt sich ... es lohnt sich nicht?

Die FactoringMatrix, ein neutrales Kalkulations-Tool, gibt Antwort auf diese Frage.

Jeder Zahnarzt ist neben seiner beruflichen Passion, der Zahnheilkunde, auch Unternehmer. Aus dieser Funktion heraus ist er interessiert daran, dass die Abrechnung gegenüber seinen Patienten reibungslos funktioniert. Dies betrifft nicht nur einen schnellen Rechnungsausgang, sondern unter anderem auch die Überwachung der Zahlungseingänge sowie die Mahnung säumiger Zahler, denn die Liquidität der Praxis muss erhalten bleiben. Um festzustellen, ob eine Eigenabrechnung oder eine Fremdabrechnung für den Praxisinhaber lohnenswerter ist, haben die Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR) ein neutrales Kalkulations-Tool entwickelt – die FactoringMatrix. Diese durfte die ZMK-Redaktion exklusiv vor Online-Start anlässlich eines Besuchstermins testen.

Durch die steigende Zahl der Forderungsausfälle in vielen Praxen sind Factoring-Unternehmen immer stärker in den Fokus gekommen. Diese Unternehmen entlasten den Zahnarzt nicht nur bei der zeitraubenden Verwaltungsarbeit und verschaffen der Praxis Liquidität; sie übernehmen auch das Ausfallrisiko einer Forderung. Factoring bezeichnet den entgeltlichen Verkauf von Forderungen gegenüber Patienten durch den Zahnarzt an ein Factoring-Unternehmen. Letzteres übernimmt im Gegenzug Dienstleistungen, wie beispielsweise die Rechnungsweiterleitung an den Patienten inkl. Portogebühren, die Zahlungsüberwachung und die Mahnung bis hin zur Forderungsbeitreibung vor Gericht. Beim Factoring müssen zwei Varianten unterschieden werden: das echte und das unechte Factoring. Der Unterschied liegt in der Übernahme des Ausfallrisikos (= Delkredererisiko). Dies wird beim echten Factoring von dem Factoring-Unternehmen getragen.

Auch wenn die Entlastung in der Verwaltung, die Sicherstellung der Liquidität und die Übernahme des Ausfallrisikos der Praxis entscheidende Sicherheit geben, stehen viele Zahnärzte den Factoring-Unternehmen kritisch gegenüber, weiß Thomas Randi, Vertriebsleiter Süd-Ost der Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR), zu berichten. „Sie vermuten, dass Factoring generell zu kostspielig ist und sich nicht lohnt.“ Urs Kargl, Leiter Marketing und Kommunikation der DZR, ergänzt, dass häufig vergessen wird, die Zeitersparnis durch Verwaltungsentlastung in die Kalkulation miteinzubeziehen. Wie aber kann ein Zahnarzt feststellen, ob es für ihn bzw. seine Praxis lohnenswert ist, ein Factoring-Unternehmen zu beauftragen? Welche Kalkulation muss er zu deren Überprüfung aufstellen? Welche Kosten und sonstige Faktoren müssen für eine derartige Berechnung überhaupt herangezogen werden? Damit diese Fragen präzise beantwortet werden können, haben die DZR ein spezielles onlinebasiertes und intuitives Service-Tool entwickelt – die FactoringMatrix.

Der Aufwand war immens: In den 6 Monaten Entwicklungszeit wurden neben Kennziffern aus Millionen von anonymisierten Abrechnungsdaten auch unzählige externe Statistiken, darunter Statistiken der KZBV, analysiert. Das Ergebnis dieser Analysen bildet das Fundament der FactoringMatrix. Dieses besteht aus sich individuell anpassenden Musterwerten (reale Branchendurchschnittswerte). Basis für die individuelle Anpassung sind die von der Praxis einzugebenden Daten. Mehrere Testphasen folgten, bis der Algorithmus diebesonderen Spezifika einer Praxis in der Berechnung darstellen konnte. Die FactoringMatrix steht seit Dezember dieses Jahres auf www.factoringmatrix.de oder über die Homepage der DZR (www.dzr.de/factoringmatrix) allen Interessierten kostenfrei zur Verfügung – sowohl auf dem Computer als auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets.

Analyse in wenigen Schritten | Die Bedienung der FactoringMatrix ist einfach: In drei untergliederten Themenbereichen sind grundlegende Angaben zur Struktur des Patientenstamms, zur Praxis und zu den Finanzen zu tätigen. Im vierten Schritt erhält der Nutzer eine individuelle Auswertung mit zwei Schwerpunkten – einer tabellarischen Aufstellung und einer grafischen Gegenüberstellung. In tabellarischer Form wird die detaillierte Kostenkalkulation auf Monats- und Jahresbasis bei Selbstabrechnung aufgezeigt. Auf grafischer Ebene wird die Gegenüberstellung der Kosten der Selbstabrechnung mit den Kosten der Fremdabrechnung vorgenommen. Auf diese Weise sieht der Nutzer der FactoringMatrix auf einen Blick, ob sich die Abrechnung in Eigenregie oder über ein Factoring-Unternehmen lohnt.

Etwas Aufwand im Vorfeld der Eingabe muss sein. Herr Randi erklärt uns, dass der Zahnarzt bei Dateneingabe seine Praxisorganisation sowie die bisherige Zahlungsmoral seiner Patienten bewusst reflektieren muss. Denn Angaben, wie die Lohn-, Verwaltungs-, Mahn- und Erstattungskosten oder die kalkulierte Anzahl an Mahnungen und nicht bezahlten Rechnungen pro Jahr, sind als Einzelparameter für die Hochrechnung wichtig. Die FactoringMatrix berücksichtigt ferner auch Kosten, die der Zahnarzt vielleicht gar nicht zugrunde legen würde, weil ihm diese zu lapidar erscheinen. Als ein Beispiel lassen sich das Einkuvertieren von Rechnungen sowie die Portokosten anführen. Jede Eingabeposition ist mit einem hilfreichen Erklärtext versehen. Unterstützt wird der Zahnarzt durch die automatisch generierten, realen Musterwerte. Sie basieren, wie bereits erklärt, auf repräsentativen Branchendurchschnittswerten, die sich analog der Eingaben vom Zahnarzt individuell berechnen. Durch diese Musterdaten, die jederzeit abgeändert werden können, erhält der Zahnarzt die Möglichkeit, sich am für ihn repräsentativen Durchschnitt zu orientieren oder den Wert hinsichtlich der eigenen Erfahrungen abzuändern. „Es ist zu berücksichtigen, dass nicht jeder Zahnarzt immer alle Daten im Gespräch offenlegen will“, führt Herr Randi aus. Hier bieten die Musterwerte eine verlässliche Kalkulationsgrundlage und erhöhen spürbar die Benutzerfreundlichkeit.

Das Ergebnis der Kalkulation steht dem Zahnarzt selbstverständlich nicht nur einmalig, sondern auch für eine spätere Beratung z.B. zusammen mit seinem Finanzberater oder einem DZR-Gebietsmanager zur Verfügung. Es besteht dabei die Möglichkeit, die zuvor eingegebenen Werte nachträglich anzupassen. Zu diesem Zweck erhält der Zahnarzt nach Durchführung der Kalkulation einen persönlichen Webcode per E-Mail, mit welchem er seine individuelle Berechnung jederzeit wieder aufrufen kann.

Aus Erfahrung weiß Herr Randi, dass hauptsächlich kleinere Praxen mit einer geringeren Anzahl von Rechnungen und einer sehr guten Zahlungsmoral der Patienten mit der Selbstabrechnung häufig besser fahren. Manche Wettbewerber vertreten im Markt die Position, dass die Abrechnung über ein Factoring-Unternehmen immer günstiger sei. „Dies kann rein faktisch gar nicht sein. Die FactoringMatrix zeigt als neutrales Ergebnis ganz klar und transparent in €-Beträgen, ob sich eher Eigen- oder doch Fremdabrechnung lohnt“, ergänzt Herr Kargl.

Als Marktführer mit den meisten Kunden in der zahnärztlichen Privatliquidation versuchen die DZR mit der FactoringMatrix Zahnärzte für das Thema Factoring zu sensibilisieren. Für viele ist dies immer noch ein Buch mit 7 Siegeln. „Mit der FactoringMatrix wollen wir Praxen durch Transparenz helfen, besser zwischen Eigenabrechnung oder Rechenzentrum zu entscheiden“, konkretisiert Herr Kargl den Nutzen der FactoringMatrix. „Für viele lohnt sich ein Rechenzentrum, für manche aber auch nicht“, ergänzt Herr Randi.