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Eine Branche im Wandel – die Praxismanagerin und ZFA

Abrechnung: Wie Abrechnungszentren Praxen im gesamten Patientenprozess unterstützen können (Teil 2)

 

Im ersten Teil von „Eine Branche im Wandel“ in der DZW 13–14/2018 (Seite 13) wurde betrachtet, wie moderne Abrechnungszentren einen Zahnarzt bei seiner täglichen Arbeit unterstützen können. Dazu wurden auch gängige Meinungen aus Sicht des Zahnarztes einbezogen, die gerne als Argumente gegen die Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren angeführt werden. Im zweiten Teil geht es um den Blickwinkel der Praxismanagerin und der Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA)/Zahnmedizinischen Verwaltungsangestellten (ZMV) und wie diese wichtigen Personengruppen durch die Leistungen und Services moderner Abrechnungszentren unterstützt werden können.

Der Erfolg der Praxis – im medizinischen als auch wirtschaftlichen Kontext – sollte im Mittelpunkt allen Tuns stehen. Das setzt jedoch voraus, dass alle Praxisressourcen zielgerichtet eingesetzt werden. Für den Praxisalltag bedeutet dies eine Fokussierung auf patientennahe Tätigkeiten. Dass sich das nicht immer darstellen lässt, ist nachvollziehbar. Deshalb ist es umso wichtiger, eine Praxis weitgehend von ressourcenintensiven Aufgaben frei zu machen, die nicht direkt mit der Behandlung der Patienten zu tun haben. Gerade im Kontext einer zunehmenden Bürokratisierung, vor allem in der Verwaltung, fällt diese Fokussierung vielen Praxen zusehends schwer.

Moderne Abrechnungszentren können eine Praxis genau hier unterstützen. Die Möglichkeiten sind breit gefächert und reichen von der Übernahme des Rechnungsdrucks und -versands, der Zahlungseingangskontrolle samt Übernahme des kompletten Mahnwesens bis hin zur Unterstützung bei Kürzungen sowohl bei privaten Therapieplänen als auch bei der Erstattung durch private Kostenträger. Dadurch erfährt die gesamte Praxis eine spürbare Entlastung und gewinnt gleichzeitig wichtige Ressourcen, die direkt den Patienten zugute kommen.

Jedoch wird häufig lediglich die Bereitstellung von Liquidität mit der Leistung eines Abrechnungszentrums in Verbindung gebracht. Dies ist aber bei einer ganzheitlichen Entlastung und Unterstützung zu kurz gedacht. Aus diesem Grund orientieren sich moderne Abrechnungszentren bei der (Weiter-) Entwicklung von Leistungen und Services immer an dem Patientenprozess und somit an den „echten Hürden“ im Praxisalltag. Nachfolgend werden vier gängige Meinungen, die regelmäßig für eine negative Entscheidung bezüglich einer Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren im Praxisalltag herangezogen werden, analysiert.

Häufig wird von Praxismanagern auf die Frage, wo sie sich im Praxisalltag Unterstützung wünschen würden, mit dem Wunsch nach Unterstützung bei ungeplanten Personalthemen geantwortet. Exemplarisch sind hier Unfall, Krankheit oder auch Schwangerschaft zu nennen, die einen teils sofortigen Personalausfall mit sich bringen. Ist dann die betreffende Fachkraft auch noch für die Abrechnung zuständig, kann eine Praxis schnell in eine existenziell bedrohliche Lage kommen. Denn ohne die Abrechnung des ausstehenden Honorars ist auch eine liquide Praxis nur für eine gewisse Zeit fähig, alle Ausgaben aus Rücklagen zu bedienen. In diesem Kontext ist die Aussage, dass Abrechnungszentren keine Personalvermittler sind, richtig – aber nur zum Teil. Es gibt Abrechnungszentren, die genau aus solch einem Grund spezialisierte Netzwerke mit teils deutschlandweiter Abdeckung für ihre Kunden aufgebaut haben. So kann einer Praxis in bestimmten Notsituationen, wie zum Beispiel bei Unfall oder Krankheit, durch qualifizierte Kontakte schnell und unkompliziert weitergeholfen werden.

Eine weitere Aussage, die häufig gegenüber Abrechnungszentren verwendet wird, ist, dass diese keinen Einblick in die praxisspezifischen Abläufe haben und dadurch auch bei administrativen Tätigkeiten nicht helfen könnten. Auch diese Aussage ist nur zu Teilen korrekt. Unbestritten ist, dass sowohl die Zahlungseingangskontrolle als auch das Mahnwesen essenziell sind, um die Liquidität und damit die finanzielle Basis einer Praxis zu sichern. Jedoch sind Zahlungseingangskontrolle und Mahnwesen zwei Tätigkeitsbereiche, die mit dem eigentlichen Aufgabengebiet einer Praxis, nämlich der medizinischen Versorgung der Patienten, nichts zu tun haben. Dennoch nehmen sie sehr viel Zeit im Praxisalltag in Anspruch. Richtig ist, dass ein modernes Abrechnungszentrum die praxisspezifischen Abläufe nicht kennt. Das muss es aber auch nicht, um die Praxis in diesen beiden Bereichen essenziell entlasten zu können. Durch die Übernahme der kompletten Zahlungseingangskontrolle und des Mahnwesens überführt das Abrechnungszentrum die Tätigkeiten komplett in die eigene Prozessstruktur. Die Praxis erhält durch die administrative Entlastung ein spürbares Mehr an Zeit für die Patienten.

ZFA/ZMV sehen in einem Abrechnungszentrum grundsätzlich eher eine Konkurrenz bezüglich der eigenen Position. Diese Sichtweise lässt die Sorge entstehen, dass der eigene Chef aufgrund der (geplanten) Zusammenarbeit mit einem Abrechnungszentrum die ZFA/ZMV nicht mehr in dem Umfang benötigt wie bisher. Denn die Abrechnung macht ja dann das Unternehmen, so der falsche Schluss. Dass aber durch ein Abrechnungszentrum einer ZFA/ZMV der Arbeitsplatz weggenommen wird, ist schlicht falsch.

Auch die Sorge, dass die komplette Abrechnung weggenommen wird, ist nicht korrekt. In Wirklichkeit erfährt die Position der ZFA/ZMV eine Stärkung, denn die Praxis erhält durch die Zusammenarbeit einen „persönlichen Mitarbeiter“, der dafür zuständig ist, dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Praxisalltag vorhanden ist. Die Abrechnung ist und bleibt im Verantwortungsbereich der Praxis. Ein modernes Abrechnungszentrum unterstützt entlang der gesamten Abrechnung durch beispielsweise individuelle Argumentationshilfen, individualisierbare Begründungsbausteine oder aktuelle Urteile samt Kommentierung für die Begründung von Abrechnungspositionen. Auch helfen intuitive Onlinetools, in welchen zum Beispiel mit wenigen Klicks Argumentationen und Begründungen zum direkten Einsatz in der PVS erstellt werden können, den Arbeitsaufwand spürbar zu reduzieren. Auf diese Weise bleibt der ZFA/ZMV mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Praxisalltag. Und sollte es einmal seitens der Patienten Probleme hinsichtlich der Erstattung durch den privaten Kostenträger geben, helfen moderne Abrechnungszentren dem Patienten mittels eigener hochprofessioneller Erstattungsservices. Auf Basis der umfangreichen Erfahrung der Spezialisten können individuelle Erstattungsschreiben deutlich effizienter erstellt werden, als es der Praxisalltag zulassen würde. Und die wichtige Arzt-Patienten-Beziehung wird in solch einem Fall auch nicht belastet.

Abschließend lässt sich sagen, dass Abrechnungszentren bei genauerer Betrachtung eine Praxis entlang des gesamten Patientenprozesses direkt und nachhaltig unterstützen können. Es lohnt sich, hier das
Gespräch zu suchen und erst auf Basis fundierter Informationen eine Entscheidung für die Abrechnung in Eigenregie oder für einen Wechsel hin zu einem modernen Abrechnungszentrum zu treffen.