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Eine Branche im Wandel: Teil 1 –Der Zahnarzt - Was an den Vorurteilen gegenüber Abrechnungszentren wirklich dran ist und wie diese eine Praxis mittlerweile im gesamten Patientenprozess unterstützen können

Anforderungen und Komplexität nehmen im Praxisalltag von Jahr zu Jahr zu. Viele Prozesse sind für den Praxiserfolg notwendig, aber auch zeitaufwendig und nervenaufreibend. Fakt ist, dass der Kern der zahnmedizinischen Tätigkeit in der medizinischen Versorgung der Patienten liegt und somit nicht in der Erstellung von Abrechnungen, Mahnungen oder Einsprüchen gegenüber Kostenträgern bei verminderter Erstattung. Und daran wird sich auch in Zukunft nichts ändern. Wie können hier Abrechnungszentren bzw. Factoring-Unternehmen helfen? Hierzu gibt es viele Meinungen, die größtenteils nicht stimmen. Drei gängige Meinungen werden im Folgenden genauer betrachtet.


Viele Zahnärzte sind der Überzeugung, dass alle ihre Patienten bezahlen und sich daher ein Abrechnungszentrum nicht lohnt. Doch nur die wenigsten Praxen kommen in den Genuss, dass wirklich immer jede ihrer Rechnungen seitens der Patienten gezahlt wird.

Meine Kunden zahlen alle. Wozu soll ein Abrechnungszentrum gut für mich sein?
Im Bundesdurchschnitt lässt sich feststellen, dass ca. 1,25 % des Privat-Abrechnungsvolumens einer Praxis ausfallen. Das klingt auf den ersten Blick nicht viel. Nimmt man jedoch an, dass bei einem privaten Abrechnungsvolumen von 250.000 EURO 1,25 % ausfallen, beträgt der Ausfall 2.562,50 EURO (= Kosten für unbezahlte Rechnungen, falsche Anschriften und notwendige Rechnungskorrekturen). Und in diesem Betrag sind die Kosten für den Rechnungs- und Mahnversand noch gar nicht miteingerechnet.

Die Gründe für einen Rechnungsausfall sind ganz unterschiedlich. Sie reichen von Erstattungsschwierigkeiten über unbekannt verzogen bis hin zu privaten Situationen, die eine Begleichung der Rechnung unmöglich machen. Selbst wenn sich in einer Praxis kein Rechnungsausfall verzeichnen lässt, muss in einer Praxis über das Jahr hinweg eine gewisse Anzahl an Zahlungserinnerungen und Mahnungen geschrieben werden. Alleine die jährlichen Portokosten belaufen sich schnell auf mehrere Hundert EURO. Neben dem Forderungsausfall übernimmt ein Abrechnungszentrum auch die Porto- und Mahnkosten.

Abrechnungszentren sind doch nur was für die Großen! Günstiger ist es eh, wenn wir weiterhin alles selber machen.
Eine weit verbreitete Meinung von Zahnärzten ist auch, dass sich ein Abrechnungszentrum nur für die wirklich großen Praxen lohnt und es die eigene Praxis günstiger kommt, wenn weiterhin alles selber gemacht wird. Doch so einfach wie es klingt ist der Vergleich nicht. Zuerst einmal ist jeder Zahnarzt neben seiner beruflichen Passion, der Zahnheilkunde, auch Unternehmer. Aus dieser Funktion heraus muss er daran interessiert sein,dass die Abrechnung gegenüber seinen Patienten im Praxisalltag reibungslos abläuft. Dies umfasst neben einem schnellen Rechnungsausgang ebenfalls die Überwachung der Zahlungseingänge sowie die Mahnung säumiger Patienten. Schließlich muss für einen reibungslosen Praxisablauf die Liquidität gesichert sein. Um jedoch auf fundierter Basis entscheiden zu können, ob sich, wie bisher, die Abrechnung in Eigenregie oder doch die Abrechnung über ein Abrechnungszentrum bzw. Factoring-Unternehmen lohnt, müssen verschiedene Faktoren betrachtet werden. Häufig werden die Kosten für Umschläge, die Zeit des Einkuvertierens der Rechnungen, Portokosten als auch Kosten für Korrespondenz bei Erstattungsproblemen oder anwaltlicher Beratung nicht berücksichtigt.

Für ein Abrechnungszentrum spricht hier zum einen, die direkt spürbare Entlastung des Praxisteams in der Verwaltung durch den Wegfall der oben genannten Arbeiten. Alleine durch den Wegfall der administrativen Arbeit im Rechnungsversand spart sich das Praxisteam viel Zeit, die direkt den Patienten zu Gute kommt. Zum anderen bietet ein Abrechnungszentrum der Praxis Sicherheit durch die Sofortauszahlung des Honorars innerhalb eines Werktages samt Übernahme des Ausfallrisikos im Rahmen des echten Factorings.

Was denken denn meine Patienten, wenn die Rechnung nicht mehr von mir kommt, sondern über ein Abrechnungszentrum verschickt wird?
Immer wieder werden Abrechnungszentren mit klassischen Inkasso-Unternehmen verglichen, die lediglich auf die reine Rechnungsbeitreibung ausgerichtet sind. Ein Vergleich, der so nicht stimmt. Moderne Abrechnungszentren sind für eine Praxis vieles: Sparringspartner, zusätzliche Ressource, Liquiditätsbeschaffer, Fachspezialist, Berater, Rücken-Freihalter und Frust-Abnehmer. Für ein modernes Abrechnungszentrum ist der vertrauensvolle Umgang mit dem Patienten auf Augenhöhe nicht nur selbstverständlich, sondern oberstes Gebot. So erhält der Patient bei Problemen hinsichtlich der Erstattungseitens des Kostenträgers Hilfe durch einen spezialisierten Erstattungsservice. Auf diese Weise wird die Position des Patienten gestärkt und seine Interessen sind besser durchsetzbar. Und sollte einmal im Rahmen einer Behandlung durch den Patienten ein Teilzahlungswunsch werden, bietet ein modernes Abrechnungszentrum bzw. Factoring-Unternehmen unbürokratisch verschiedene Modelle ganz nach Wunsch und individueller Lebenslage des Patienten an.

Anhand dieser drei exemplarischen Meinungen ist deutlich geworden, dass ein modernes Abrechnungszentrum die Praxis in relevantem Maße im Alltag entlang des gesamten Patientenprozesses unterstützt. Und das ist gerade in Zeiten wie diesen entscheidend, wo sich die Branche durch beispielsweise die Telematik-Infrastruktur massiv im Wandel befindet. Nur so kann gewährleistet werden, dass auch in Zukunft genug Zeit für die Behandlung der Patienten zur Verfügung steht und nicht in eine überbordende Bürokratie fließt.

In der nächsten Ausgabe (4/2018) werden im zweiten Teil Meinungen der Praxismanagerin und der Zahnmedizinischen Fachangestellten/Zahnmedizinischen Verwaltungsangestellten hinsichtlich Abrechnungszentren betrachtet.