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Factoring lohnt sich!? Neutrales Kalkulations-Tool FactoringMatrix gibt Antwort

Jeder Zahnarzt ist neben seiner beruflichen Passion, der Zahnheilkunde, auch Unternehmer. Aus dieser Funktion heraus ist er interessiert daran, dass die Abrechnung gegenüber seinen Patienten reibungslos funktioniert. Dies betrifft nicht nur einen schnellen Rechnungsausgang, sondern auch die Überwachung der Zahlungseingänge sowie die Mahnung säumiger Zahler. Denn die Liquidität der Praxis muss gesichert sein. Um festzustellen, ob die Eigenabrechnung oder die Abrechnung über ein Factoring-Unternehmen lohnenswerter ist, haben die Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR) ein neutrales Kalkulations-Tool entwickelt – die Factoring-Matrix.

Durch die steigende Zahl der Forderungsausfälle sowie die Zunahme des Verwaltungsaufwands rechnen immer mehr Praxen über ein Factoring-Unternehmen ab. Ein Factoring-Unternehmen entlastet den Zahnarzt nicht nur bei der zeitaufwendigen Verwaltungsarbeit und verschafft der Praxis Liquidität; es übernimmt auch das Ausfallrisiko einer Forderung. Factoring bezeichnet den entgeltlichen Verkauf von Forderungen gegenüber Patienten durch den Zahnarzt an ein Factoring-Unternehmen. Letzteres übernimmt im Gegenzug Dienstleistungen, wie bspw. die Rechnungsweiterleitung an den Patienten inkl. Portogebühren, die Zahlungsüberwachung und die Mahnung bis hin zur Forderungsbeitreibung vor Gericht.

Auch wenn die Entlastung in der Verwaltung, die Sicherstellung der Liquidität und die Übernahme des Ausfallrisikos der Praxis entscheidende Sicherheit geben, stehen noch immer viele Zahnärzte Factoring kritisch gegenüber. Sie vermuten, dass Factoring generell zu kostspielig ist und sich nicht lohnt. Doch häufig wird bei der Entscheidung z. B. die Zeitersparnis durch die Entlastung in der Verwaltung vergessen. Wie kann ein Zahnarzt feststellen, ob es für ihn bzw. seine Praxis lohnenswert ist, ein Factoring-Unternehmen zu beauftragen? Welche Kalkulation muss er zu deren Überprüfung aufstellen? Welche Kosten und sonstige Faktoren müssen für eine derartige Berechnung überhaupt herangezogen werden? Zur Beantwortung dieser Fragen haben die DZR ein onlinebasiertes und intuitives Service-Tool entwickelt – die FactoringMatrix. Im Rahmen der Entwicklung wurden Millionen von anonymisierten Abrechnungsdaten und unzählige externe Statistiken, darunter Statistiken der KZBV, analysiert. Das Ergebnis dieser Analysen bildet das Fundament der FactoringMatrix. Dieses besteht aus sich individuell anpassenden Musterwerten (reale Branchendurchschnittswerte). Basis für die individuelle Anpassung sind die von der Praxis einzugebenden Daten. Ein Algorithmus kann die besonderen Spezifika einer Praxis in der Berechnung abbilden. Die FactoringMatrix steht auf www.factoringmatrix.de allen Interessierten kostenfrei zur Verfügung – sowohl auf dem Computer als auch auf mobilen Endgeräten.

Die Bedienung der FactoringMatrix ist intuitiv: In 3 Themenbereichen sind grundlegende Angaben zur Struktur des Patientenstamms, zur Praxis und zu den Finanzen zu tätigen. Im 4. Schritt erhält der Nutzer eine individuelle Auswertung mit 2 Schwerpunkten – einer tabellarischen Aufstellung und einer grafischen Gegenüberstellung. In tabellarischer Form wird die detaillierte Kostenkalkulation auf Monats- und Jahresbasis bei Selbstabrechnung aufgezeigt. Auf grafischer Ebene wird die Gegenüberstellung der Kosten der Selbstabrechnung mit den Kosten der Fremdabrechnung vorgenommen. Auf diese Weise sieht der Nutzer der FactoringMatrix auf einen Blick, ob sich die Abrechnung in Eigenregie oder über ein Factoring-Unternehmen  lohnt.

Etwas Aufwand im Vorfeld der Eingabe muss sein. Der Zahnarzt sollte bei Daten-eingabe seine Praxisorganisation sowie die bisherige Zahlungsmoral seiner Patienten bewusst reflektieren. Denn Angaben wie die Lohn-, Verwaltungs-, Mahn- und Erstattungskosten oder die kalkulierte Anzahl an Mahnungen und nicht bezahlten Rechnungen pro Jahr, sind als Einzelparameter für die Hochrechnung wichtig. Das Tool berücksichtigt ferner auch Kosten, die der Zahnarzt vielleicht gar nicht zugrunde legen würde. Als ein Beispiel lassen sich das Einkuvertieren von Rechnungen sowie die Portokosten anführen. Jede Eingabeposition ist mit einem hilfreichen Erklärtext versehen. Unterstützt wird der Zahnarzt durch die automatisch generierten, realen Musterwerte, die sich in Abhängigkeit zu seinen Eingaben automatisch berechnen. Durch diese Musterdaten, die jederzeit abgeändert werden können, erhält der Zahnarzt die Möglichkeit, sich am für ihn repräsentativen Durchschnitt zu orientieren oder den Wert hinsichtlich der eigenen Erfahrungen abzuändern. Die Musterwerte bieten somit eine verlässliche Kalkulationsgrundlage und erhöhen spürbar die Benutzerfreundlichkeit.

Das Ergebnis der Kalkulation steht dem Zahnarzt selbstverständlich nicht nur einmalig, sondern auch für eine spätere Beratung, z. B. zusammen mit dem Finanz- oder Steuerberater, zur Verfügung. Er hat dabei die Möglichkeit, die zuvor eingegebenen Werte nachträglich anzupassen. Nach Durchführung der Kalkulation erhält der Zahnarzt einen persönlichen Webcode per E-Mail, mit welchem er seine individuelle Berechnung jederzeit wieder aufrufen kann.