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Kritischer Faktor – temporärer Personalausfall in der Abrechnung

Es gibt sie, die Schlüsselpositionen, welche einen bedeutenden Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens haben. Ohne diese kann ein noch so gut eingespieltes Team nicht erfolgreich arbeiten. Im Maschinenbau ist es zum Beispiel häufig der Wirtschaftsingenieur. Er versteht beide Seiten, die der Ingenieure und die der etriebswirtschaftler. So kann er zwischen beiden Parteien koordinieren und vermitteln – immer den Projekterfolg im Blick. Sollte diese Schlüsselposition abrupt und ohne Ersatz ausfallen, kann es gerade bei kleinen Unternehmen direkte Auswirkungen auf die wirtschaftliche Stabilität haben. Diese Schlüsselpositionen lassen sich in allen Unternehmen identifizieren – auch in der Zahnarztpraxis.

„Der Bohrer in der rechten Hand, der Sauger in der linken, das Telefon zwischen Ohr und Schulter eingeklemmt, die Schlange am Empfang wird immer länger.“ Mit diesem Satz beginnt ein Artikel  zum  Thema Kampf um den Nachwuchs in der Dentalbranche vom 07.10.2014 auf der Internetseite von www.dentalmagazin.de. Die Beschreibung beinhaltet viel, was die unterschiedlichen Mitglieder eines Praxisteams alles koordinieren müssen. Jedoch wird die Beschreibung nicht annähernd der Wichtigkeit der unterschiedlichen Positionen gerecht. Eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) bzw. Abrechnungshelferin übernimmt, je nach Praxisgröße, zusätzlich zum oder ausschließlich als Tagesgeschäft die Abrechnung der am Patienten erbrachten Leistungen. Sie besetzt also eine, für die Praxis sehr wichtige, Position. Denn ohne Abrechnung stehen auf dem Praxiskonto am Monatsende den Ausgaben keine Einnahmen in adäquater Höhe gegenüber. Erfahrungswerte der Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR) aus 40 Jahren zeigen, dass sich ein Großteil der Zahnarztpraxen auf eine einzelne Abrechnungshelferin für die gesamte Abrechnung verlässt.


Was bedeutet das genau für die Praxis?
Fällt die für die Abrechnung zuständige Fachkraft z. B. kurzfristig auf Grund von Krankheit oder wegen einer Schwangerschaft längerfristig aus, kann es im eingespielten Praxisablauf zu Störungen in den Routinen kommen. Bedingt durch den Ausfall müssen die restlichen Praxismitglieder zusätzliche Aufgaben übernehmen. Vieles kann für einen temporären Zeitraum durch das Team geschultert werden. Jedoch gilt das nicht für alle Aufgaben. Als Beispiel lässt sich hier die Abrechnung nennen. Für den Zahnarzt, als Praxisinhaber oder Angestellter, ist die Übernahme der kompletten Abrechnung zeitlich neben seiner Haupttätigkeit, der Behandlung seiner Patienten, nicht zu bewerkstelligen. In kleinen Praxen ist dies aber häufig die einzige Möglichkeit und lässt sich dann oft nur nach Feierabend oder am Wochenende auf Kosten der Freizeit bewerkstelligen. Neben dem Zeitaufwand erschweren aber auch die fortwährenden Veränderungen in GOZ, GOÄ, BEMA etc. die kurzfristige Übernahme der Abrechnung. Da hier die ausfallende Fachkraft das aktuelle Fachwissen nicht einfach in der Praxis lassen kann, muss die Praxis in solch einer Situation gegebenenfalls einen Honorarverlust einkalkulieren. Im Ergebnis bringen solche Situationen die Praxis in eine schwierige Lage, die sich sowohl durch verzögerte Abläufe auf die Patien- tenzufriedenheit als auch durch fehlendes Spezialwissen negativ auf das abrechenbare Honorar auswirken kann. Betrachtet man ergänzend die Entwicklung des Bevölkerungsalters und die Gesundheitsausgaben, lässt sich aufzeigen, dass das Spezialwissen in der Abrechnung in Zukunft noch relevanter wird. Zwischen 2000 und 2013 stieg der Anteil an über 60-Jährigen in der Gesamtbevölkerung in Deutschland von 23,6% auf 27,2%. Dies ist ein Mehr von 3,5% oder 2.826.845 Menschen. Die Gesundheitsausgaben für Zahnbehandlungen betrugen 2013 für einen 20-jährigen Versicherten ca. 125€. Bei einem 60-jährigen Versicherten hingegen ca. 210€. Dies ist ein Plus von 68%. Die Zahlen des KZBV Jahrbuchs 2015 zeigen deutlich, dass die Komplexität der Behandlung, und die damit verbunden höhere Abrechnung, im Alter zunimmt.

Wie kann sich die Praxis absichern?
Seit April gibt es das deutschlandweite danPro Abrechnungsnetzwerk. Es wurde speziell für temporäre  Personalengpässe im Abrechnungsbereich entwickelt und ist Teil des PerformancePro-Systems der Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR). Das danPro Abrechnungsnetzwerk ist für die Praxen erster Ansprechpartner und unterstützt in der zahnmedizinischen sowie zahntechnische Abrechnung. Spezialisierte freie Abrechnungshelferinnen, externe Abrechnungsunternehmen und DZR-Experten bilden das Netzwerk und garantieren im Bedarfsfall den Kunden der DZR schnelle und regionale Hilfestellung – deutschlandweit und unkompliziert. Alle Netzwerkpartner entsprechen den hohen Qualitätsansprüchen der DZR und stehen darüber hinaus den Kunden mit speziellen Angeboten und Sonderkonditionen zur Verfügung. Durch das danPro Abrechnungsnetzwerk haben Praxisinhaber jederzeit die Absicherung, bei einem möglichen Personalausfall nicht alleine da zu stehen sondern einen starken Partner zu haben, der einem auch in schwierigen Zeiten den Rücken frei hält.