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Praxisalltag leicht gemacht – Das Abrechnungszentrum als kompetenter Partner

Praxisalltag – das bedeutet für Zahnmediziner nicht nur die Arbeit mit und am Patienten, sondern auch die Arbeit mit den Akten. Kostenvoranschläge, Dokumentationen, Abrechnungen, Mahnungen oder Einsprüche bei verminderter Erstattung lassen Praxisinhaber und -teams oft verzweifeln. Das Praxismanagement ist weit mehr als Terminmanagement oder Laboraufträge. Es ist komplex und kostet wertvolle Zeit. Moderne Abrechnungszentren, sogenannte Factoring-Unternehmen, unterstützen und begleiten die Zahnarzt-Praxis: von der Existenzgründung, Neueröffnung oder Übernahme bis hin zur dauerhaften Begleitung im Alltag der bestehenden Praxis. Ein Abrechnungszentrum ist ein verlässlicher Partner während des gesamten Patientenprozesses.

 

Der Praxisalltag beginnt... am Empfang!

 

Sinnvolle Tipps in jeder Praxisphase

Am Anfang steht das erste Behandlungsgespräch. Wie in jedem Beruf ist dieser erste Kontakt das A und O, um den Kunden zu binden. Hier entscheidet nicht nur zahnmedizinisches Fachwissen darüber, ob der potenzielle Patient die gewünschte Behandlung durchführen wird, sondern auch, ob der Zahnarzt das notwendige Verwaltungsprozedere kennt und den Kunden einfach und klar informieren kann. Denn neben der professionellen und modernen Zahnbehandlung ist für den Kunden auch die Fragen nach Kosten und Erstattung von Bedeutung. 

Ein Abrechnungszentrum kann von Beginn an den Zahnarzt beim gesamten Verwaltungsprozess unterstützen. Es informiert zur aktuellen Gebührenordnung und zu einzelnen Abrechnungen. Dieser Service stellt nicht nur für Berufseinsteiger einen Mehrwert dar. Ein Pool an stets aktuellen Dokumenten, Formularen und Mustererklärungen ermöglicht dem Praxisteam schnelles, rechtssicheres Arbeiten, sogar in verschiedenen Sprachen: von der Datenschutz- und der Einverständniserklärung im Rahmen der Patientenaufklärung bis hin zu den Abrechnungsunterlagen oder mehrsprachige Anamnesebögen. Gleichzeitig werden praktische Tipps für den Praxisalltag gegeben: Welche Werbemittel sind die passenden? Wie gestalte ich meine Praxis kunden- und kinderfreundlicher? Oder: Wie bestelle ich Materialien, die umweltfreundlich sind? Ein Abrechnungszentrum liefert mehr als nur Unterstützung bei Abrechnungen. 

Heil- und Kostenplan leicht gemacht

Benötigt der Patient einen Zahnersatz und sind alle Informations- und Dokumentationspflichten im Rahmen des Beratungsgespräches erfüllt, steht der Zahnarzt vor der nächsten Verwaltungsaufgabe: Der Heil- und Kostenplan für Krone, Brücke oder Prothese wird erstellt. Der Kostenträger des Patienten muss diesen bewilligen, im Idealfall möglichst vollständig. Vom Befund über die Regelversorgung bis zur Therapieplanung und die Höhe der Eigen- und Privatanteile, alles muss stimmen und sorgfältig eingetragen werden. Das gilt genauso für den Kostenplan. Dafür gibt es die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ): Hunderte Gesamtleistungen und Zuschlagsleistungen – das kann niemand im Detail behalten. Auch die Argumentation von einzelnen Gebührenziffern durch den Zahnarzt ist aufwändig. Ein Abrechnungszentrum bietet professionelle Argumentationshilfen zur gebührenrechtlichen Stellungnahme gegenüber den Krankenversicherern. Damit sinkt die Bearbeitungszeit für einen Heil- und Kostenplan oft auf wenige Minuten. 

Schutz gegen Zahlungsausfall

Ein Abrechnungszentrum bietet neben praktischen Tipps auch Liquidität. Es schützt den Zahnarzt davor, auf Teilbeträge seiner erbrachten Leistung zu warten, falls der Patient nicht zahlen kann oder sich die Kostenübernahme zeitlich verzögert. Doch Miete, Mitarbeiter und Material müssen bezahlt werden. Das Risiko von Zahlungsverzögerung bis -ausfall kann der Zahnarzt umgehen, indem er eine Ankaufsanfrage an sein Abrechnungszentrum gibt. Das Rechenzentrum prüft schnell und unkompliziert den betreffenden Vorgang und kauft in der Regel die Rechnung an. Moderne Abrechnungszentren bieten den Praxen eine sofortige Aus-zahlung und Forderungsausfallschutz, übernehmen also für Praxisinhaber quasi die „Haftung“ im Fall von Erstattungsschwierigkeiten. Zugleich kümmert sich das Abrechnungszentrum um die komplette Abwicklung des Abrechnungsprozesses, vom individuellen Druck und Versand der Rechnung an den Patienten und ggf. weiteren Schriftverkehr bis zum Mahnwesen. Damit spart die Praxis nicht nur viel Zeit, die sie besser rund um den Patienten einsetzen kann, sondern bleibt durch den Schutz gegen Zahlungsausfall jederzeit liquide.

Ein Abrechnungszentrum bietet aber nicht nur direkte finanzielle Sicherheit im Alltag, es bindet indirekt auch den Patienten dauerhaft an die Praxis. Denn kompetente Beratung und professionelle Abrechnungen führen zu zufriedenen Patienten, die auch beim nächsten Zahnproblem wiederkehren. Abrechnungszentren, wie die DZR Deutsches Zahnärztliches Rechenzentrum, bieten den Patienten sogar individuelle Zahlungsmodelle, um auch diese finanziell zu entlasten oder noch bessere Behandlungstherapie zu ermöglichen. Regelmäßige Fortbildungen und Kongresse für Zahnärzte oder das Praxisteam runden das vielfältige Angebot eines modernen Rechnungszentrums ab. 

 

Lektorin: Dr. Julia S. Pietsch