Digital gut beraten: Patientenkommunikation neu gedacht

Im durchgetakteten Alltag bleibt wenig Zeit für Vorbereitung und Aufklärung. Digitale Lösungen für Anamnese, Datenschutzerklärung, Patientenberatung und -aufklärung
optimieren Abläufe, reduzieren den Verwaltungsaufwand und helfen, Kosten zu sparen.

In vielen Praxen balancieren Patientinnen und Patienten Immer noch ein Klemmbrett auf dem Schoß, während sie im Wartezimmer den Anamnesebogen und die Datenschutzerklärung mit Kugelschreiber ausfüllen. Der nächste Schritt, bei dem das Praxisteam die Daten in die Praxissoftware übertragen muss, ist nicht minder umständlich. Er kostet Zeit und ist fehleranfällig, nicht jede Handschrift bringt Telefonnummern oder E-Mail-Adressen leserlich zu Papier. Hinzu kommt der Aufwand für die Archivierung. Es gibt zwar keine gesetzliche Regelung zur Aktualisierung dieser Dokumente, aber die allgemeinen Dokumentationspflichten und die ärztliche Sorgfaltspflicht sind in jedem Fall zu beachten. Im Zweifelsfall summieren sie sich auf Tausende von Seiten pro Jahr, die physisch abgelegt, aufbewahrt und irgendwann entsorgt werden müssen.

Digitale Anamnese schon zuhause ausfüllen

Bereits dieser Teil des Zahnarztbesuches könnte digital deutlich verschlankt werden. Warum nicht den Patientinnen und Patienten bei der Ankunft in der Praxis ein Tablet aushändigen, das sie mit ins Wartezimmer nehmen und dort den Anamnesebogen digital ausfüllen? Besonders praktisch ist, dass sich solche Bögen leicht in mehreren Sprachen und auch für verschiedene Zielgruppen darstellen lassen. Noch eleganter geht es aber, wenn Patientinnen und Patienten den digitalen Anamnesebogen zu Hause ausfüllen. Nachdem sie ihren Termin digital gebucht haben, erhalten sie sofort einen Link zum digitalen Anamnesebogen. Alle Fragen zu Gesundheitszustand, Medikamentenliste, Allergien oder Vorerkrankungen werden in Ruhe beantwortet, die Daten verschlüsselt an die Praxis übermittelt und dort rechtssicher der Patientenakte zugeordnet – mit Zeitstempel und Nutzerkennung.

Anamnesebögen lassen sich schnell anpassen

Ein Vorteil ist auch, dass die Anbieter solcher Lösungen oft eine Reihe von Vorlagen zur Verfügung stellen, die zu den Ansprüchen der Praxis passen und den gesetzlichen Anforderungen genügen. Oft können die Vorlagen auch von der Praxis selbst nach den eigenen Vorstellungen geändert werden – und das innerhalb von Minuten. Die Datenschutzerklärung lässt sich auf diese Weise digital einholen und abspeichern. Ihre Gültigkeitsdauer ist jedoch nicht gesetzlich geregelt, und ob sie aktualisiert werden muss, hängt von bestimmten Umständen ab. Deshalb empfehlen Datenschutzbehörden pauschal, die Datenschutzerklärung in angemessenen Abständen zu erneuern. Auch das lässt sich mit einer digitalen Signatur viel einfacher machen als auf Papier.

Verständlich und zielführend: Multimediale Patientenberatung

Wenn Maßnahmen mit Patientinnen und Patienten besprochen werden müssen, wird heute in vielen Praxen improvisiert: Manche Zahnärztinnen und Zahnärzte behelfen sich mit einer schnell hingeworfenen Zeichnung, andere suchen während des Gesprächs im Internet nach passenden Bildern. Dabei lassen sich komplizierte Eingriffe mit den richtigen digitalen Tools viel einfacher und verständlicher darstellen. Was bei Wurzelbehandlungen, Implantaten oder Kronen zu tun ist, verstehen Patientinnen und Patienten besser, wenn es ihnen mit entsprechenden Bildern oder Videos erklärt wird. Die in der Praxis erfolgte Beratung und Aufklärung kann den Patientinnen und Patienten per E-Mail zugeschickt werden, so dass sie zu Hause alles noch einmal in Ruhe durchgehen können.

Solche digitalen Lösungen sparen nicht nur Zeit und verbessern den Praxisablauf, sondern helfen auch dabei, Verwaltungsaufwand und damit verbundene Kosten deutlich zu senken. Die Entscheidung, wie schnell und mit welchem Aufwand dies für die eigene Praxis umgesetzt werden soll, muss sich jedoch an der Realität messen lassen. Ein Faktor ist beispielsweise die eigene digitale Affinität und die des Teams – also die Bereitschaft, analoge Prozesse künftig digital abzuwickeln. Auch die vorhandene technische Ausstattung spielt eine Rolle: Wer eine komplett digitale Praxis will, braucht ein stabiles und zuverlässiges Netzwerk, denn ohne WLAN geht dann gar nichts mehr.

Außerdem sollten die meisten Patientinnen und Patienten willens und in der Lage sein, beispielsweise einen digitalen Anamnesebogen mit Hilfe eines Tablets auszufüllen. Das mögen Faktoren sein, die den Weg zur digitalen Praxis und zur digitalen Patientenreise beeinflussen. Klar ist aber: Wer sich zukunftssicher aufstellen will, kommt daran nicht vorbei.

Autor: Michael Hasenpusch

Dieser Artikel erschien ursprünglich in der Ausgabe 02/2025 des DZR Xtrablatt.