Das EBZ und der eHKP sind da - das müssen Sie jetzt wissen
Am 1. Juli 2022 startete der Echtbetrieb des elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens (EBZ). Auf unserer Sonderseite erfahren Sie, was Sie dazu wissen müssen.
Welche technischen Voraussetzungen mussten für das EBZ in der Zahnarztpraxis geschaffen werden?
Bis zum 1. Juli 2022 hatten die Krankenkassen und Praxisverwaltungssoftwarehersteller (PVS) Zeit, sich auf die Einführung des EBZ vorzubereiten. Unsere Checkliste zeigt Ihnen, was zum Start des EBZ für Zahnarztpraxen zu beachten ist:
- E-Health-Kartenterminal
- Elektronischer Praxisausweis (SMC-B)
- Elektronischer Heilberufeausweis (eHBA)
- Technische Voraussetzungen für das EBZ schaffen - Module bzw. Updates der Praxissoftware für EBZ-Funktionen
- Einrichten und Testen des KIM-Dienstes (Kommunikation im Medizinwesen), Mailadressen (mindestens 2)
- Anbindung an das EBZ und entsprechende Schulungen
Wie läuft das EBZ ab?
Die Behandlungspläne für den Leistungsbereich Zahnersatz (ZER), Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankungen (KBR/KGL), Kieferorthopädie (KFO) und ab dem Jahr 2023 auch Parodontalerkrankung (PAR) werden durch Erstellung einer Nutzerdatendatei (Antragsdatensatz) und mit elektronischer Signatur (SMC-B) via KIMD End-zu-End-verschlüsselt an die GKV versendet. Die GKV prüft den Datensatz und kann dann auf Eventualitäten reagieren:
a) Quittierungsverfahren:
- Technische Quittierung durch automatische Zustellbestätigung (DNS)
- Zuordnung der Zustellbestätigung über die Message-ID der ursprünglichen Nachricht
- Signatur der Antwortdatei
Konsequenz für die Zahnarztpraxis:
Beginn der Behandlung
b) Fehlerverfahren:
- Mehrstufige Prüfung der Daten (programmiertechnisch festgestellte Fehler)
- Fehlerbenachrichtigung mit Begründung für die Zurückweisung (qualifizierte Fehlernachricht per Telefon, Fax oder E-Mail)
- Signatur der Fehlerdatei
Konsequenz für die Zahnarztpraxis:
Korrektur der zurückgewiesenen Daten - erneute Übermittlung an die GKV (die Fristen beginnen mit der Neuübermittlung). Quittierungsverfahren der GKV. Beginn der Behandlung.
c) Fachlicher Fehler:
- Ablehnung des Antrags durch ein Fachverfahren der GKV und Antwortschreiben. Signatur des Antwortschreibens
Konsequenz für die Zahnarztpraxis:
ggf. neuer Antrag.
Welche Vorteile bietet das EBZ für die Zahnarztpraxis, Patientinnen und Patienten?
Vorteile für die Zahnarztpraxis:
- Sicherer und schneller Versand direkt über die Praxisverwaltungssoftware. Es entstehen keine Versandkosten oder Botengänge der Patient:innen mehr.
- Das Antwortschreiben kommt direkt in die Praxisverwaltungssoftware, d. h., es erfolgt ein rein digitaler Arbeitsprozess.
- Schnellere Genehmigungsverfahren (z. B. durch "Dunkelverarbeitung") und somit frühere Planungssicherheit.
- Vereinfachte und beschleunigte Prozesse bei Kassenwechsel oder Zahnarztwechsel.
Vorteile für Patientinnen und Patienten:
- Gang zur Geschäftsstelle der GKV oder Postweg entfällt und die Genehmigung durch die GKV erfolgt schneller.
- Separates Genehmigungsschreiben mit detaillierten Informationen der GKV.
- Frühere Terminplanung möglich.
- Wird eine Zweitmeinung und ein Zweit-HKP erstellt, entscheidet die Patientin bzw. der Patient, zu welcher Zahnarztpraxis sie/er geht und die GKV informiert über das EBZ-Verfahren die unterschiedlichen Praxen über den Zahnarztwechsel.
Der eHKP (elektronischer Heil- und Kostenplan):
Diese Änderungen müssen Sie beachten
Bei Betrachtung des neuen eHKP fallen folgende Punkte auf:
- Feld - Erläuterung Befund
Das Feld "Erläuterung Befund" wurde gestrichen und durch das Feld "Direktabrechnung ersetzt".
- Neue Befund- und Therapiekürzel
Eine Übersicht der neuen Befund- und Therapiekürzel können Sie sich hier herunterladen:
Download "Neue Befund- und Therapierkürzel"
Für den eHKP (auch wenn Sie diesen aufgrund technischer Probleme von Hand ausfüllen) dürfen seit dem 01.07.2022 nur die neuen gültigen Befund und Therapiekürzel verwendet werden.
- Feld - Bemerkungen
Das Feld "Bemerkungen" kann für Hinweise genutzt werden, die aus dem Befund- und Therapieplan nicht ersichtlich sind. Es gibt eine Auswahl mit häufig vorkommenden Bemerkungen, die in der PVS ersichtlich sind (Mehrfachnennungen sind möglich). Ist das Gesuchte nicht in der Auswahlliste enthalten, gibt es die Möglichkeit eines Freitextes im Feld "Zusätzliche Erläuterung".
Bitte beachten Sie: Ob eine Dunkelprüfung mit ausgefülltem Bemerkungsfeld noch möglich ist, konnte bis heute noch nicht zweifelsfrei geklärt werden.
- Feld - Rechnungsbeträge
Das Feld "Rechnungsbeträge" wurde ersatzlos gestrichen.
- Versorgungsarten
Alle Versorgungsarten, d. h. Regelversorgung, gleich- und andersartige Versorgungen, werden auf den eHKP für Zahnersatz beantragt.
- Anlage 2 HKP ist entfallen
Die Anlage zum HKP (Teil 2) ist entfallen und wurde durch neue Vordrucke ersetzt (Vordruck 3c/3d/3e der Anlage 14 a BMV-Z).
- Festzuschüsse für nachträglich angefallene Stiftaufbauten
Festzuschüsse für nachträglich angefallene Stiftaufbauten nach den Befunden 1.4. und 1.5 müssen nicht erneut beantragt werden und können im Rahmen der elektronischen Abrechnung an die KZV übermittelt oder im Falle der Direktabrechnung mit dem/der Versicherten abgerechnet werden.
- Angabe OK/UK
Angaben wie "OK/UK" sind nicht mehr zulässig, nun müssen die exakten Zähne, z. B. 18-28 oder 38-48 angegeben werden.
- Neuer Abschnitt GOZ
Der neue Abschnitt GOZ ist nur bei gleich- oder andersartigen Versorgungen und in Mischfällen auszufüllen. Das GOZ-Honorar für protethische Leistungen ist geschätzt anzugeben. Reine Privatleistungen, wie z. B. implantologische oder funktionsdiagnostische Leistungen, sind mit einer Privatvereinbarung nach § 8 Absatz 7 BMV-Z zu vereinbaren.
- Nachträgliche Leistungen
Das Honorar für nachträglich notwendige Leistungen (z. B. BEMA-Nrn. 19, 24c oder 95d) können im Rahmen der elektronischen Abrechnung ohne erneute Beantragung abgerechnet werden.
- Gutachterverfahren
Das Gutachterverfahren bleibt bis auf Weiteres papiergebunden. Das Ergebnis wird von der GKV im Antwortdatensatz an die Zahnarztpraxis übermittelt.
- Feld- zusätzliche Erläuterungen
Im Feld "Zusätzliche Erläuterungen" können Sie spezielle Hinweise auf Materialien angeben: z. B. PEEK- oder Nylonprothese.
- Antragsnummer
Jeder eHKP enthält durch das PVS eine Antragsnummer. Diese dreißigstellige Nummer beinhaltet die Abrechnungsnummer der Praxis oder Einrichtung, das Antragsjahr sowie den Antragsmonat, den Leistungsbereich und die praxisinterne Nummer. Die Antragsnummer wird für jeden Antragsdatensatz neu vergeben. Bei Änderung eines Antrags ist die Antragsnummer des ursprünglichen Behandlungsplans anzugeben, zusätzlich ist im Feld "Verarbeitungskennzeichen" die Information "21" einzutragen.
- Feld - Art des Behandlungsplans
Bei "Art des Behandlungsplans" wird angegeben, ob es sich um einen Heil- und Kostenplan für die Erst- bzw. Neuversorgung handelt. Obendrein kann eine Wiederherstellung oder Erweiterung mitgeplant werden. Selbstverständlich auch eine reine Wiederherstellungs- oder Erweiterungsmaßnahme.
- Therapieschritte
Die GKV-Richtlinien des gemeinsamen Bundesausschusses enthalten in Abschnitt C Abs. 10 folgenden Hinweis:
"Die Versorgung hat die Wiederherstellung der Kaufunktion im Sinne einer Gesamtplanung zum Ziel."
Bei der Behandlung in Therapieschritten ist ab jetzt für jeden Therapieschritt ein eigener Antrag zu stellen, insgesamt sind vier Therapieschritte planbar. Die Therapieschritte sind jedoch zeitgleich am selben Tag zu beantragen. Die laufende Nummer des Therapieschritts innerhalb der Gesamtplanung ist anzugeben.
Der Befund ist bei jedem Einzelantrag des Gesamtgebisses anzugeben. Die Angabe zur Therapieplanung erfolgt lediglich für die Zähne, die mit dem betreffenden Therapieschritt versorgt werden. Eine Gesamtplanung muss sich aus der Summe der einzelnen Therapieschritte ergeben.
Die logische Version ergibt sich aus den aktuell gültigen Daten der technischen Anlage Version 1.4.0.
- Datum der Planung/Signatur
Der eHKP ist mit dem Datum der Planung zu versehen und wird über das EBZ-Verfahren mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) via KIM End-zu-End-verschlüsselt an die GKV versendet.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Im Zuge der Digitalisierung im Gesundheitswesen wird die Anzahl der Arbeitsprozesse, in denen die Zahnärztinnen und Zahnärzte qualifizierte elektronische Signaturen mit dem eZahnarztausweis erzeugen müssen, spürbar mehr. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Da hierfür im Regelfall die Eingabe einer sechs- bis achtstelligen PIN nötig ist, werden täglich viele solcher Eingaben erforderlich werden.
Damit hier eine Erleichterung geschaffen werden kann, gibt es die Möglichkeit einer Stapel- oder Komfortsignatur. Als technische Ausstattung muss hierfür ein eZahnarztausweis der Generation 2.0 oder höher vorhanden sein. Der Konnektor der TI (Telematikinfrastruktur) muss ePA-fähig upgedatet sein, außerdem ist ein Update des Praxisverwaltungssystems (PVS) zur Aktivierung der Komfortsignatur notwendig. Die Voraussetzungen zur QES werden vom Konnektor gesteuert. Dieser erlaubt dem PVS, verschiedene Signaturen zu erzeugen. Bereits heute sind Einfachsignaturen und Stapelsignatur möglich, zukünftig auch die Komforsignatur.
Als Standardverfahren ist die Einfachsignatur dadurch beschrieben, dass mit dem eZahnarztausweis pro PIN-Eingabe genau eine QES erzeugt wird und damit also nur ein Dokument, wie z. B. der eHKP, signiert wird.
Die Stapelsignatur ist eine Form der Mehrfachsignatur, bei der der eZahnarztausweis nach erfolgreicher PIN-Eingabe nicht nur eine, sondern mehrere Signaturen (bis zu 250) direkt nacheinander zulässt. Das Signieren bzw. Versenden muss jedoch täglich durchgeführt werden.
Die Komfortsignatur ermöglicht auch das zeitlich versetzte Signieren von mehreren (bis zu 250) verschiedenen Dokumenten. Mehr Informationen hierzu finden Sie auf
der Homepage der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung KZBV.
Ihr Kontakt zum DZR Kompetenzcenter GOZ/GOÄ/BEMA
Gerne hilft Ihnen unser Team bei Ihren Fragen weiter.
Telefon: 0711 99373 4200
E-Mail: goz2.stgt@dzr.de
