Abrechenbare Einzelleistungen für die Befüllung der elektronischen Patientenakte (ePA)
Die Erstbefüllung und Aktualisierung der ePA, wie zum Beispiel eine Eintragung im eZahnbonusheft, sind abrechenbare Einzelleistungen. Diese wurden bereits vor einiger Zeit in den Leistungskatalog des BEMA aufgenommen.
Zur Abrechnung stehen die folgenden Gebührenpositionen zur Verfügung:
- BEMA-Nr.: ePA1 – Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte (4 Punkte)
- BEMA-Nr.: ePA2 – Aktualisierung einer elektronischen Patientenakte (2 Punkte)
- BEMA-Nr.: eMP – Aktualisierung elektronischer Medikationsplan (3 Punkte)
- BEMA-Nr.: NFD – Aktualisierung Notfalldatensatz (6 Punkte)
Abrechnungsbestimmungen zur Ersterfassung in der ePA (Nr. ePA1)
1. Die Leistung nach Nr. ePA1 umfasst
- die Erfassung, Verarbeitung oder Speicherung von versorgungsrelevanten zahnmedizinischen Informationen oder Angaben zum Bonusheft aus der aktuellen Behandlung des Versicherten für eine einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifende Dokumentation in der elektronischen Patientenakte (Daten nach § 341 Abs. 2 Nrn. 1 und 2 SGB V) auf Verlangen des Versicherten,
- die Prüfung, ob erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter einer Übermittlung in die elektronische Patientenakte entgegenstehen,
- die Prüfung und ggf. Ergänzung der zu den Dokumenten gehörenden Metadaten,
- die Einholung der Einwilligung des Versicherten in den Zugriff auf Daten in dessen elektronischer Patientenakte.
2. Die Leistung nach Nr. ePA1 ist einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifend nur einmal je Versicherten und elektronischer Patientenakte abrechenbar.
3. Die Leistung nach Nr. ePA1 ist nicht neben der Leistung nach Nr. ePA2 abrechenbar.
Abrechnungsbestimmungen zur fortlaufenden Dokumentation in der ePA (Nr. ePA2)
1. Die Leistung nach Nr. ePA2 umfasst
- die Erfassung, Verarbeitung oder Speicherung von versorgungsrelevanten zahnmedizinischen Informationen oder Angaben zum Bonusheft aus der aktuellen Behandlung des Versicherten für eine einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifende Dokumentation in der elektronischen Patientenakte (Daten nach § 341 Abs. 2 Nrn. 1 und 2 SGB V) auf Verlangen des Versicherten,
- die Prüfung, ob erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter einer Übermittlung in die elektronische Patientenakte entgegenstehen,
- die Prüfung und ggf. Ergänzung der zu den Dokumenten gehörenden Metadaten,
- die Einholung der Einwilligung des Versicherten in den Zugriff auf Daten in dessen elektronischer Patientenakte.
2. Die Leistung nach Nr. ePA2 ist höchstens einmal je Sitzung abrechenbar.
3. Die Leistung nach Nr. ePA2 ist nicht neben der erstmaligen Befüllung der elektronischen Patientenakte nach Nr. ePA1 abrechenbar.
Abrechnungsbestimmungen zur Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans (Nr. eMP)
1. Die Leistung nach Nr. eMP ist für die Aktualisierung eines elektronischen Medikationsplans in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit einer Verordnung apothekenpflichtiger Arzneimittel einmal je Sitzung abrechenbar.
2. Die Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans soll auf den elektronischen Notfalldatensatz übertragen werden, soweit ein solcher vorhanden und die vorliegende Information zu aktualisieren ist. In diesem Fall können die Leistungen nach den Nrn. eMP und NFD bezogen auf denselben Sachverhalt nicht nebeneinander abgerechnet werden.
3. Vor dem Zugriff auf die Daten des elektronischen Medikationsplans ist die Einwilligung des Versicherten einzuholen und in der Patientenakte zu dokumentieren.
Abrechnungsbestimmungen zur Aktualisierung des Notfalldatensatzes (Nr. NFD)
1. Die Leistung nach Nr. NFD ist für die Aktualisierung eines elektronischen Notfalldatensatzes einmal je Sitzung abrechenbar.
2. Die Aktualisierung des elektronischen Notfalldatensatzes soll auf den elektronischen Medikationsplan übertragen werden, soweit ein solcher vorhanden und die vorliegende Information zu aktualisieren ist. In diesem Fall können die Leistungen nach den Nrn. eMP und NFD bezogen auf denselben Sachverhalt nicht nebeneinander abgerechnet werden.
3. Vor dem Zugriff auf den Notfalldatensatz ist die Einwilligung des Versicherten einzuholen und in der Patientenakte zu dokumentieren.
BEMA-Nr. ePA1: Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte
Die Leistung BEMA-Nr. ePA1 (Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte) umfasst die Erfassung, Verarbeitung oder Speicherung von zahnmedizinischen Daten, die für die Versorgung relevant sind (§ 341 Abs. 2 Nr. 1 SGB V) sowie Angaben zum Bonusheft (§ 341 Abs. 2 Nr. 2 SGB V) aus der aktuellen Behandlung des Versicherten. Ziel ist es, diese Informationen in der elektronischen Patientenakte so zu dokumentieren, dass sie sektoren- und fachübergreifend genutzt werden können. Es sollen ausschließlich Daten aus der aktuellen Behandlung berücksichtigt werden; Nachträge zu früheren Behandlungen sind nicht Teil der Leistung. Wichtig ist, dass nur relevante Versorgungseinträge in die elektronische Patientenakte aufgenommen werden, um eine sinnvolle und übergreifende Nutzung zu gewährleisten.
Angaben zum Bonusheft und Abrechnungsbestimmungen
Bei Angaben zum Bonusheft muss das Datum der Untersuchung gemäß § 55 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 oder Nr. 2 SGB V eingetragen werden. Falls bereits Einträge im Papier-Bonusheft vorhanden sind, muss zusätzlich das Datum vermerkt werden, ab dem eine lückenlose Dokumentation vorliegt. Die Leistung nach BEMA-Nr. ePA1 kann pro Versicherten und Akte nur einmal abgerechnet werden, auch wenn mehrere Sachverhalte erstmals übertragen werden. Die Zahnärztin oder der Zahnarzt muss bei der Dokumentation entscheiden, ob die Eintragung für die übergreifende und sektorenübergreifende Dokumentation von Bedeutung ist. Es sollte vermieden werden, vollständige Kopien der zahnärztlichen Patientenakte in die elektronische Akte zu übertragen.
Eine Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte liegt nur vor, wenn zuvor noch keine Daten von einem Leistungserbringer, wie Ärztin oder Arzt, Zahnärztin oder Zahnarzt sowie Psychotherapeutin oder Psychotherapeut, in die Akte eingetragen wurden (§ 346 Abs. 3 SGB V). Dies gilt auch für andere vertragsärztliche oder vertragszahnärztliche Leistungserbringer. Wenn eine Zahnärztin oder ein Zahnarzt zum ersten Mal versorgungsrelevante zahnmedizinische Informationen in eine elektronische Patientenakte einträgt, die bereits Daten eines anderen Leistungserbringers enthält, handelt es sich nicht um eine Erstbefüllung im Sinne der Leistung BEMA Nr. ePA1.
BEMA-Nr. ePA2: Aktualisierung der elektronischen Patientenakte
Die BEMA-Nr. ePA2 (Aktualisierung der elektronischen Patientenakte) umfasst die Erfassung, Verarbeitung oder Speicherung zahnmedizinisch relevanter Daten (§ 341 Abs. 2 Nr. 1 SGB V) oder Angaben zum Bonusheft (§ 341 Abs. 2 Nr. 2 SGB V) aus der aktuellen Behandlung des Versicherten. Die Dokumentation dient einem übergreifenden Zweck und muss auf sinnvolle, versorgungsrelevante Einträge reduziert werden, um eine übergreifende Nutzung zu ermöglichen. Die Aktualisierung darf nur Daten aus der laufenden Behandlung beinhalten; Nachträge zu früheren Behandlungen sind hiervon nicht erfasst. Die Vertragszahnärztin oder der Vertragszahnarzt muss vor der Eintragung prüfen, ob zum Beispiel aus therapeutischen oder rechtlichen Gründen etwas gegen die Eintragung spricht.
Abrechnungsregeln und Sonderregelungen
Die Leistung nach BEMA-Nr. ePA2 ist pro Sitzung einmal abrechenbar, selbst wenn mehrere Sachverhalte aktualisiert werden.
Wichtig: Die BEMA-Nr. ePA2 ist nicht für die Erstbefüllung der ePA abrechenbar. Zudem unterliegt sie der speziellen Förderung gemäß § 346 Abs. 3 und 5 SGB V, abgerechnet über Ordnungsnummer 646 nach Anlage 1 Ziffer 2.4.7 BMV-Z.
Zusätzlich zur Abrechnung der BEMA-Nr. ePA2 können auch die BEMA-Nrn. NFD oder eMP abgerechnet werden, da diese eigenständige Leistungen darstellen (vgl. § 358 SGB V).
Elektronischer Medikationsplan (eMP) und seine Aktualisierung
Bei der Entscheidung, ob eine Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans (eMP) im Einzelfall erforderlich ist, sollte vor allem berücksichtigt werden, inwieweit die Aktualisierung für andere behandelnde Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie Ärztinnen und Ärzte von Bedeutung ist. Unter einer Aktualisierung versteht man das Hinzufügen, Ändern, Löschen oder Ausfüllen relevanter Datenfelder. Dabei wird der direkte Zusammenhang zwischen der Aktualisierung und einer Arzneimittelverordnung im Rahmen der Behandlung berücksichtigt. Die Leistung nach BEMA-Nr. eMP kann pro Sitzung einmal abgerechnet werden.
Es kann der Fall sein, dass sowohl eine Aktualisierung des eMP als auch des elektronischen Notfalldatensatzes (NFD) in derselben Behandlung notwendig wird. Nach der Abrechnungsbestimmung Ziffer 2 gilt: Wenn der Grund für die Aktualisierung des eMP auch für den NFD relevant ist und der Versicherte über einen solchen Datensatz verfügt, sollte auch dieser aktualisiert werden, sofern der Versicherte seine Zustimmung gibt oder dies verlangt. In diesem Fall dürfen die Leistungen nach den BEMA-Nrn. eMP und NFD für denselben Sachverhalt jedoch nicht nebeneinander abgerechnet werden.
Eine Vertragszahnärztin oder ein Vertragszahnarzt darf auf den Medikationsplan des Versicherten nur zugreifen, wenn der Versicherte zuvor seine ausdrückliche Einwilligung dazu gegeben hat. Diese Einwilligung ist in der Patientenakte zu dokumentieren. Rechtsgrundlage hierfür ist § 359 Abs. 2 in Verbindung mit § 339 Abs. 1 SGB V.
Neben der Abrechnung der BEMA-Nr. eMP besteht auch die Möglichkeit, die Erstbefüllung oder Aktualisierung der elektronischen Patientenakte abzurechnen, da es sich hierbei um eigenständige Leistungen handelt.
BEMA-Nr. NFD: Aktualisierung des elektronischen Notfalldatensatzes
Die BEMA-Nr. NFD (Aktualisierung Notfalldatensatz) ermöglicht die Abrechnung der Aktualisierung eines Notfalldatensatzes. Diese umfasst das Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Einträgen sowie das Ausfüllen relevanter Datenfelder. Anders als beim elektronischen Medikamentenplan (eMP), bei dem eine Aktualisierung zum Beispiel durch die Verordnung eines apothekenpflichtigen Arzneimittels ausgelöst werden kann und sich auf die aktuelle Behandlung konzentriert, können beim Notfalldatensatz auch Informationen erfasst werden, die im Rahmen einer früheren vertragszahnärztlichen Behandlung aufgetreten sind, aber bislang nicht im Datensatz vermerkt wurden.
Einwilligung und Datenschutz bei der ePA-Nutzung
Ein Zugriff auf den Notfalldatensatz des Versicherten durch Vertragszahnärztinnen oder -zahnärzte ist nur dann zulässig, wenn der Versicherte zuvor seine ausdrückliche Einwilligung gegeben hat. Diese Einwilligung muss vor dem Zugriff auf den Datensatz erteilt und in der Patientenakte dokumentiert werden. Eine Ausnahme von dieser Regel besteht lediglich im Notfall: Sollte ein solcher auftreten, darf der Notfalldatensatz auch ohne die Zustimmung des Versicherten eingesehen werden, wenn dies für die sofortige Versorgung der Patientin oder des Patienten erforderlich ist. Die rechtliche Grundlage für diese Regelungen findet sich in § 359 Abs. 2 in Verbindung mit § 339 Abs. 1 SGB V.
Abschließend ist festzuhalten, dass sämtliche Befüllungen, Änderungen oder Löschungen in der elektronischen Patientenakte nur mit ausdrücklichem Einverständnis der Patientin oder des Patienten erfolgen dürfen. Die Einwilligung der Patientin oder des Patienten muss immer in der Patientenakte dokumentiert werden. Ohne diese ist ein Zugriff auf die ePA oder eine Modifikation der Daten nicht zulässig, um die rechtlichen Vorgaben zum Datenschutz und zur Patientensicherheit zu gewährleisten.
