Zwischen Bohrer und Browser

Vom letzten Handgriff am Patienten bis zum Zahlungseingang im System: In modernen Zahnarztpraxen etabliert sich zunehmend ein durchgängiger digitaler Workflow. Doch während Technik im Behandlungszimmer längst Standard ist, entscheidet sich der eigentliche Effizienzgewinn im Hintergrund – bei Dokumentation, Abrechnung und Prozessen.

Auf dem Tablet erscheint die Aufklärung, der Patient unterschreibt mit dem Finger. Während die Zahnärztin noch spricht, läuft im Hintergrund die Dokumentation per Spracheingabe mit, Befunde werden automatisch in die digitale Patientenakte übertragen und mit ein paar Klicks sind die nächsten Schritte vorbereitet. Früher war hier viel Papier im Spiel, das beschrieben, abgeheftet, gefaxt oder zur Post gebracht werden musste. Heute ist es ein potenziell durchgängig digital organisierter Workflow – von der Dokumentation über die Abrechnung bis zur Zahlung.

Fortschritt mit Lücke

Doch zwischen Anspruch und Wirklichkeit klafft noch immer eine Lücke. Das zeigen Daten, die unter der Leitung von Dr. Maximiliane Schlenz-Helmke an der Justus-Liebig-Universität Gießen erhoben und auf dem 169. Deutschen Zahnärztetag 2025 präsentiert wurden. Schlenz, heute Direktorin der Klinik für Zahnmedizinische Prothetik am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein in Kiel, machte damals deutlich: Während 95 Prozent aller Praxen mittlerweile digitale Röntgengeräte nutzen, hinkt die administrative Digitalisierung noch hinterher. Nur jede dritte Praxis setzt bisher etwa auf eine digitale Anamnese, um Medienbrüche bei der Datenaufnahme zu vermeiden.

Mehr Zeit dank Digitalisierung

Ihre Studie zeigte auch, dass gerade die Digitalisierung der „zweiten Reihe“ – also der administrativen Prozesse – so entscheidend ist. Sie wird zunehmend zum wirtschaftlichen Faktor, weil hier gleich mehrere Hebel wirken. Zum einen gewinnen die Praxen Zeit für ihre Patientinnen und Patienten. Dr. Dagmar Händler, Fachzahnärztin für Oralchirurgie und Inhaberin von Zahnwerk Süd in Stuttgart, kann das vollauf bestätigen. Für ihre Praxis bedeutet die Digitalisierung höhere Geschwindigkeit und mehr Transparenz im Alltag. „Da sämtliche Patientendaten, Röntgenbilder und Dokumentationen in einer digitalen Akte zusammenlaufen, müssen wir nichts mehr suchen und haben dadurch einen extremen Zeitvorteil“, beschreibt Händler den Unterschied zu klassischen Abläufen und sagt: „Ohne Digitalisierung wären wir nicht da, wo wir heute sind.“

Dieser Zeitgewinn beginnt bereits vor dem eigentlichen Termin. Neue Patientinnen und Patienten erhalten ihre Anamnesebögen digital vorab und füllen diese in Ruhe zu Hause aus. In der Praxis selbst entfallen dadurch Wartezeiten und Medienbrüche. „Wenn sie zu uns kommen, haben wir die Anamnese schon vorbereitet, und so sitzen sie praktisch sofort im Behandlungszimmer“, sagt Händler. Auch dort ist alles digital: Aufklärungen, Röntgenbilder und Einwilligungen werden auf Tablets dargestellt und unterschrieben.

Smarte Software schafft strukturierte Daten

Der zweite große Hebel der Digitalisierung setzt an, wo aus der Dokumentation die Abrechnung wird, sagt Anja Pfaff, Senior Fachreferentin im DZR Kompetenzcenter GOZ/GOÄ/BEMA. Smarte Software macht heute aus den – oft schon mündlich notierten Behandlungsschritten – strukturierte Daten, die im Abgleich mit der Gebührenordnung und anderen Quellen weiterverarbeitet werden. „Diese Tools filtern mittlerweile zuverlässig heraus, was relevant für die Dokumentation ist“, so Pfaff. Zwar ist und bleibt die Abrechnung ein Stück weit Handarbeit. Doch Tools wie etwa das DZR-H1 Honorarportal bieten Unterstützung als Nachschlagewerk und Hilfe bei Begründung und Kalkulation, um dokumentierte Leistungen rechtssicher in Gebührenpositionen zu überführen – oder um einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Andere, wie das DZR-Partnerunternehmen „Foxi Abrechnung“, führen dazu durch einen detaillierten und von KI unterstützten Prozess. Hierbei werden Behandlungsschritte systematisch abgefragt und so sichergestellt, dass keine abrechnungsrelevanten Leistungen übersehen werden. 

Integration nachgelagerter Prozesse

Ist die Abrechnung erstellt, werden die Daten über standardisierte Schnittstellen direkt aus der Praxissoftware an das Rechenzentrum übermittelt. „Alles, was uns Zahnarztpraxen schicken müssen, ist auf dem digitalen Weg möglich“, beschreibt Pfaff die heutige Praxis. Das Praxisportal dient als zentrale Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit dem DZR. Hier zeigt sich der dritte Hebel der Digitalisierung: die Integration der nachgelagerten Prozesse. Die digitale Übermittlung ersetzt Papier, reduziert Fehlerquellen und beschleunigt Abläufe. Gleichzeitig sorgt Factoring dafür, dass aus erbrachten Leistungen unmittelbar Liquidität wird – unabhängig davon, wann die Patientin oder der Patient zahlt. Für viele Praxen ist das ein zentraler betriebswirtschaftlicher Vorteil.

Digital organisierter Workflow

Parallel entwickelt sich auch die Kommunikation mit den Patientinnen und Patienten weiter. „Über das DZR-Patientenportal können Rechnungen schnell und unkompliziert bezahlt und auch Teilzahlungen vereinbart werden. Das reduziert Rückfragen und schafft Transparenz auf beiden Seiten“, sagt Anja Pfaff. Perspektivisch soll das Portal weitere Funktionen bieten, etwa eine bessere Übersicht über Rechnungen. 

So entsteht Schritt für Schritt ein durchgängig digital organisierter Workflow – zwischen Behandlungsstuhl und Bildschirm, zwischen Bohrer und Browser. Entscheidend sind dabei nicht die einzelnen Tools, sondern ihr Zusammenspiel: Wenn Systeme ineinandergreifen, verschwinden Medienbrüche, werden Abläufe schneller und Fehlerquellen reduziert. Für die Praxis bedeutet das vor allem eines: mehr Zeit. Zeit, die nicht im Backoffice verloren geht, sondern am Behandlungsstuhl ankommt. Genau darin liegt der eigentliche Nutzen der Digitalisierung: Sie schafft Sicherheit und Freiräume, statt neuer Komplexität.

Der Mensch bleibt im Mittelpunkt

Und doch hat dieser Fortschritt eine Grenze. Denn so effizient digitale Prozesse im Hintergrund auch sind, bleibt doch der Mensch im Vordergrund. Für Dr. Händler ist das keine Floskel, sondern Teil ihres Selbstverständnisses: „Das Persönliche darf nicht verloren gehen – denn das macht unseren Beruf aus.“ Vielleicht ist genau das die eigentliche Pointe der Entwicklung: Je nahtloser die digitalen Prozesse im Hintergrund zusammenspielen, desto mehr Raum entsteht für das, was sich nicht digitalisieren lässt: den direkten Kontakt zwischen dem Praxisteam und den Patientinnen und Patienten.