Formulare, Formulare, Formulare - die Flut ebbt nicht ab

Das Formularwesen in der Zahnarztpraxis stellt viele Praxen vor Herausforderungen. Welches Formular muss angewendet werden? Was muss beinhaltet sein, damit es den gesetzlichen Vorgaben entspricht? Welche Unterschriften muss der Patient leisten?

Nachfolgend hierzu einige Informationen für mehr Sicherheit im Umgang mit bestimmten Formularen.

Allgemeine Formulare in der Zahnarztpraxis

• Anamnesebogen: 
  Nach dem Patientenrechtsgesetz (PRG) und § 630f BGB ist die Anamnese explizit als dokumentationspflichtiger Inhalt der Patientenakte festgelegt. Hinsichtlich des Zeitpunkts der Dokumentation enthält § 630f Abs. 1 Satz 1 BGB die Vorgabe, dass diese "in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung" zu erfolgen hat. In der RKI-Empfehlung zur "Infektionsprävention in der Zahnheilkunde – Anforderungen an die Hygiene" (Robert Koch-Institut, 2006) wird die Aktualisierung in "regelmäßigen Abständen" benannt. Eine genaue zeitliche Angabe wird hingegen nicht gemacht.
   
• Einverständniserklärung DZR:
  Sie darf nicht älter als 1,5 Jahre sein. Jede Rechnung, die der Patient vor Ablauf dieser Frist von uns erhält, erneuert jedoch die Gültigkeit. Danach ist wieder eine aktuelle Unterschrift notwendig.
   
• Informationen zur Datenschutzgrundverordnung:
  Eine einmalige Unterschrift ist ausreichend.
   

Gesetzlich vorgeschriebene Formulare aus dem vertragszahnärztlichen Bereich

• Mehrkostenvereinbarung nach § 28 Abs. 2 Satz 2 SGB V:
  Immer zwingend unterschreiben lassen, wenn Versicherte bei Zahnfüllungen eine Versorgung wählen, die über eine ausreichende, zweckmäßige und wirtschaftliche Versorgung hinausgeht.
   
• ZE-Genehmigungsverfahren (Standardablauf):
  Nach Erstellung des eHKP bekommt der Patient das Formular "Informationen zu Ihrem Zahnersatz" ausgehändigt. Erst wenn er einverstanden ist und der Ausdruck unterschrieben wurde, wird der eHKP an die Kasse übermittelt. Diese übermittelt die Genehmigung elektronisch an die Praxis zurück, und der Patient erhält ein Genehmigungsschreiben per Post, ebenfalls von seiner Kasse. Auch bei nicht genehmigungspflichtigen Arbeiten, z. B. Reparaturen, muss der Patient von der Praxis über seine Kosten informiert werden. Die Unterschrift erfolgt dann auf der Patienteninformation (bei Regelversorgung Vordruck 3c, bei gleich- oder andersartiger Versorgung Vordruck 3d).
   
• PA:
  Der Vordruck 11 "Ergebnisse parodontaler Screening Index" muss nicht vom Patient unterschrieben werden. Es genügt, ihm eine Kopie davon nach der Behandlung auszuhändigen.
   
• Vereinbarung einer Privatbehandlung gemäß § 8 Abs. 7 BMV-Z:
  Diese Vereinbarung sollte immer schriftlich mit dem gesetzlich versicherten Patienten getroffen werden, wenn er eine privatzahnärztliche Behandlung außerhalb der Kassenrichtlinien erhält

Gesetzlich vorgeschriebene privatzahnärztliche Vereinbarungen

• Honorarvereinbarung gemäß § 2 Abs. 1  und 2 GOZ:
  Eine von dieser Verordnung abweichende Gebührenhöhe muss nach persönlicher Absprache zwischen Zahnarzt und Zahlungspflichtigem vor der Behandlung schriftlich getroffen werden. Sie muss neben der Nummer und der Bezeichnung der Leistung, dem vereinbarten Steigerungssatz und dem sich daraus ergebenden Betrag auch die Feststellung enthalten, dass eine Erstattung der Vergütung durch Erstattungsstellen möglicherweise nicht in vollem Umfang gewährleistet ist. Weitere Erklärungen darf die Vereinbarung nicht enthalten. Der Zahnarzt hat dem Zahlungspflichtigen einen Abdruck der Vereinbarung auszuhändigen.
   
• Leistungen auf Verlangen des Patienten:
  Die Vereinbarung nach § 2 Abs. 3 GOZ ist immer zwingend unterzeichnen zu lassen, wenn eine Leistung medizinisch nicht notwendig ist, sondern auf Wunsch des Patienten erbracht wird (zum Beispiel kosmetische Behandlungen).
   
• Vereinbarungen über Mehrkosten (KFO):
  Nach den allgemeinen Bestimmungen (Teil G) GOZ ist diese Vereinbarung immer schriftlich zu vereinbaren, wenn keine Versorgung mit Standardmaterialien erwünscht ist, sondern darüber hinausgehende Materialien verwendet werden sollen. Diese Vereinbarung hat die Angaben über die voraussichtliche Höhe der einzelnen Material- und Laborkosten und Kosten der in Abzug zu bringenden Standardmaterialien zu enthalten. In der Vereinbarung ist darauf hinzuweisen, dass eine Erstattung durch Erstattungsstellen möglicherweise nicht im vollen Umfang gewährleistet ist. Sie ist nicht an die Anforderungen des § 2 Abs. 1 und 2 GOZ gebunden. Auch dies ist vom Patient/gesetzlichen Vertreter zu unterzeichnen.
   

Hinweise zu weiteren Aufklärungen

Nach § 630 BGB ist der Zahnarzt verpflichtet, u. a. über die Behandlungskosten aufzuklären. Ist die vollständige Übernahme der Kosten durch einen Dritten nicht gesichert oder ergeben sich hierfür hinreichende Anhaltspunkte, muss der Patient vor Beginn der Behandlung in Textform über die Kosten informiert werden. Nach diesem Paragraph muss die Aufklärung nicht in Schriftform erfolgen. Dies ist jedoch sehr zu empfehlen.

Hinweis zu § 9 Abs. 2 GOZ: Ein Kostenvoranschlag für Laborleistungen ist nach § 9 Abs. 2 GOZ dem Patienten anzubieten, wenn die Kosten voraussichtlich einen Betrag von 1.000 Euro überschreiten. Wird dieser gewünscht, ist auch hier eine Unterschrift empfehlenswert.

Diese Auflistung beinhaltet die im Alltag wichtigsten Formulare. Sie sind in aller Regel bereits in der Abrechnungssoftware integriert und können patientenindividuell schnell herangezogen werden. Eine Auswahl verschiedener Formulare und  Patienteninformationen, die den Ablauf in der Praxis erleichtern, finden DZR Kunden auch über das DZR Praxisportal im Bereich „Dokumentenpool"

Autorin:

Claudia Wörner
DZR Kompetenzcenter GOZ/GOÄ/BEMA

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Das DZR Kompetenzcenter GOZ/GOÄ/BEMA steht Ihnen gerne zur Verfügung.
 
Telefon: 0711 99373 4200
E-Mail: goz2.stgt@dzr.de

Dieser Artikel wurde erstmalig in der Ausgabe 1/2024 des DZR Xtrablatts veröffentlicht.