Herzlich willkommen in unserer Praxis!

Viele Zahnarztpraxen haben es schwer, geeignetes Personal zu finden. Ist dann die Wunschmitarbeiterin oder der -mitarbeiter endlich gefunden, kommt dem Onboarding eine zunehmend wichtige Rolle zu. Wir zeigen, was Sie tun können, damit sich neue Mitarbeitende in der Praxis von Beginn an wohlfühlen.

Rund 222.000 Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) unterstützen hierzulande die Teams der Zahnarztpraxen bei der ambulanten Versorgung. Als fester Bestandteil der Praxisteams sorgen sie von der Abrechnung über die Dokumentation, Organisation bis zur Hygiene für reibungslose Abläufe. Vielen Patientinnen und Patienten ist das kaum bewusst, da sie während der Behandlung hauptsächlich mit der Zahnärztin oder dem Zahnarzt zu tun haben.

Die Praxisorganisation ist ein vielfältiges und interessantes Arbeitsfeld, das gute Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten bietet. Dennoch haben es die Praxen oft schwer, geeignetes Fachpersonal zu finden. ZFATalente sind begehrt, werden zum Beispiel auch von größeren Betrieben und im öffentlichen Dienst umworben. Dennoch haben Praxen vielversprechende Methoden, um Talente zu überzeugen. Denn längst nicht jeder fühlt sich in einem Großbetrieb wohl oder schätzt die familiäre Atmosphäre einer gut geführten Zahnarztpraxis.

Damit das "Herzlich willkommen" am ersten Tag kein leeres Versprechen bleibt, setzt eine zunehmende Zahl von Praxen auf ein durchdachtes Onboarding, also einen ganzheitlichen Prozess zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Darin sollte das ganze Praxisteam eingebunden werden. Zahnarztpraxen können verschiedene Maßnahmen ergreifen, um neuen ZFA den Einstieg in ihren neuen Job so einfach und bequem wie möglich zu gestalten. Dies ist nicht nur wichtig, um den Fachkräftemangel zu bewältigen, sondern auch, um sicherzustellen, dass die neuen Teammitglieder sich wohlfühlen und effizient arbeiten können. Der Onboarding-Prozess ist dabei nicht an die Sechs-Monats-Frist der Probezeit gebunden.

9 Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

1. Einarbeitung mit Struktur
   Eine gut durchdachte Einarbeitungsphase ist entscheidend. Erstellen Sie einen klaren Einarbeitungsplan, der den neuen ZFA hilft, die Praxis, die Arbeitsabläufe und die Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen. Dies kann sowohl mündliche als auch schriftliche Anleitungen umfassen. Besonders wichtig ist das Kennenlernen von Standards und Abläufen in der Praxis. Als hilfreich haben sich Onboarding-Mappen erwiesen, die Informationen zum Praxisspektrum, zu den Arbeitszeiten und regelmäßigen Terminen zusammenfassen. Bilder der Mitarbeitenden und ein Überblick über die ersten Tage erleichtern den Einstieg ungemein. Bei der Erstellung eines Einarbeitungsplans sind die erfahrenen Mitarbeitenden besonders gefragt.
    
2. Willkommensveranstaltungen
   Organisieren Sie Willkommensveranstaltungen, um die neuen Mitarbeitenden offiziell in der Praxis zu begrüßen. Dies fördert das Teamgefühl, schafft eine positive Arbeitsatmosphäre und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, die in der Praxis gelebten Werte und Spielregeln vorzustellen. Dass Praxisinhaberinnen und -inhaber sich für einen persönlichen Willkommensgruß Zeit nehmen, sollte selbstverständlich sein.
    
3. Unterstützung bei administrativen Aufgaben
   Vereinfachen Sie administrative Prozesse, wie die Einführung neuer Mitarbeitender in die Praxissoftware oder die Organisation von Schulungen. Dies kann den Stress in den ersten Tagen verringern. Zugangsdaten und Kennwörter für Praxisverwaltungssoftware und Zeiterfassung sollten schnell bereitgestellt werden.
    
4. Klare Kommunikation
   Sorgen Sie für eine offene und klare Kommunikation, damit die ZFA wissen, was von ihnen erwartet wird. Dies umfasst Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen in Bezug auf die Arbeitszeiten. Dabei sollte das Onboarding als Führungsaufgabe verstanden werden. Praxisinhaberinnen und -inhaber sollten den Prozess nicht nur anstoßen, sondern nach Möglichkeit auch begleiten. Das ist besonders wichtig, um mögliche Abwehrhaltungen im Praxisteam zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Wenn es im Praxisteam eine WhatsApp-Gruppe oder einen anderen Gruppenchat gibt, sollte das neue Teammitglied schon vor dem ersten Arbeitstag dazu eingeladen werden.
    
5. Feedback und Evaluierung
   Bieten Sie regelmäßige Feedback und Evaluierungsrunden an, um den Fortschritt der ZFA zu verfolgen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern. Talente schätzen die Möglichkeit, Verbesserungspotenziale vorzuschlagen, die dann auch in die Tat umgesetzt werden. Zeigen Sie Anerkennung und Wertschätzung für die Arbeit der ZFA. Loben Sie ihre Leistungen und Erfolge, und zeigen Sie, dass sie geschätzt werden.
    
6. Mentorship-Programme
   Ein Mentorship-Programm, bei dem erfahrene Mitarbeitende die neuen ZFA begleiten, kann den Einstieg erleichtern. Mentorinnen und Mentoren können Fragen beantworten, Schulungen anbieten und dabei helfen, die Praxiskultur zu vermitteln, und auch, wie man sich als Gemeinschaft sieht.
    
7. Schulungen und Weiterbildungen
   Bieten Sie regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten an, um die Kompetenzen der ZFA zu stärken. Indem Sie in die berufliche Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden investieren, zeigen Sie, dass Sie an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind.
    
8. Work-Life-Balance
   Beachten Sie die Bedeutung einer gesunden Work-Life-Balance. Bieten Sie flexible Arbeitszeiten und Urlaubstage an, um die ZFA zu unterstützen.
    
9. Teambuilding-Aktivitäten
   Vor allem in größeren Praxen lohnt sich die Organisation von Teambuilding-Aktivitäten, um das Team enger zusammenzuführen und die Zusammenarbeit zu fördern. Fast noch wichtiger: öfter mal gemeinsam essen gehen.

Fazit:
Ein unterstützendes und einladendes Arbeitsumfeld zu schaffen ist entscheidend, um talentierte ZFA anzuziehen und zu halten. So gewinnen Sie loyale Mitarbeitende, die auch nach dem Einstieg in den neuen Job Spaß an der Arbeit haben. Eine sichere und strukturierte Einarbeitung steigert die Motivation und das Sicherheitsgefühl der ZFA. Es stärkt Ihre Arbeitgebermarke und, es gibt weniger Fluktuation im Team.

Dieser Artikel wurde erstmalig in der Ausgabe 1/2024 des DZR Xtrablatts veröffentlicht.