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Der Faktor Zeit

Wie die Zunahme von Kürzungen die Zahnarztpraxen belasten

Die stetige Zunahme kostenträgerseitiger Kürzungen ist spürbar – sowohl bei den Patienten als auch bei den Praxen. Mit dem ArgumentationsProfi, das neue PerformancePro-Modul der Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentren (DZR), können online in kürzester Zeit private Therapiepläne individuell gegenüber den Kostenträgern argumentiert werden. Im Dezember 2016 haben die ersten DZR-Kunden mit dem Modul an die 300 Stunden effektive Arbeitszeit im Rahmen der gebührenrechtlichen Stellung- nahmen eingespart.

Jede Praxis kennt das Problem – in dem für den Patienten erstellten privaten Therapieplan werden Leistungen durch private Kostenträger gekürzt. Auch wenn diese aus Sicht des Zahnarztes medizinisch notwendig sind, fallen immer mehr Positionen den Kürzungen der Kostenträger zum Opfer. Unter gebührenrechtlichen Gesichtspunkten sind die Kürzungen jedoch häufig nicht korrekt. Erschwerend kommt hinzu, dass das restriktive Verhalten der Kostenträger die Arzt-Patienten-Beziehung belastet. Im Rahmen der Kürzungen erhält der Patient von seinem Kostenträger meist nur fachspezifische Erläuterungen, die für einen
 
Laien nicht zu verstehen sind. Bei vielen Patienten kann das ein Gefühl erzeugen, dass der private Therapieplan des Zahnarztes nicht korrekt ist – der Zahnarzt gegebenenfalls Leistungen berechnet hat, die unter gebührenrechtlichen Aspekten unzulässig sind. Dass solch ein Eindruck für ein vertrauensvolles Arzt-Patienten-Verhältnis nicht förderlich ist, sollte auch den Kostenträgern klar sein. Ist die Kürzung erfolgt, sucht der Patient in der Regel direkt den Kontakt zur Praxis auf und wünscht sich nebst Erklärung auch eine schriftliche Stellungnahme. Denn durch die Kürzungen wird er mit einem spürbar höheren Eigenanteil konfrontiert, der schnell das finanziell Mögliche übersteigen kann. Die Anfertigung einer gebührenrechtlichen Stellungnahme stellt jedoch auf Seiten der Praxis einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar, der neben dem normalen Tagesgeschäft zusätzlich anfällt.

Was bedeutet das für die Praxis?
Sowohl von den Praxen als auch von den Patienten ist seit Längerem zu hören, dass die Kürzung von Leistungen seitens der Kostenträger stetig zunehmen. Dies kann zweierlei Auswirkungen haben. Erstens: Auch wenn die Behandlung medizinisch notwendig ist, kann der Patient durch den höheren Eigenanteil von der Behandlung Abstand nehmen. Zweitens: Der Patient kann nach Erhalt der Rechnung in einem ersten Schritt nur den Anteil begleichen, der ihm durch den Kostenträger erstattet wurde. Den verbleibenden Teil der Forderung müsste der Zahnarzt dem Patienten schlussendlich auf eigene Kosten und eigenes Risiko stunden.
Das restriktive Verhalten der Kostenträger hat also direkte Auswirkungen auf die Praxis. Damit der Kostenträger möglichst vollumfänglich im Sinne des Patienten erstattet, bedarf es einer Argumentation der einzelnen Leistungen. Und genau dies führt zu einem Anstieg der Betreuungsleistung und bringt sowohl kleine als auch große Praxen schnell an die zeitliche Belastungsgrenze.

Wie kann die Praxis im Rahmen der gebührenrechtlichen Stellungnahmen entlastet werden? Die Argumentation von Gebührenziffern ist bisweilen ein zeitaufwendiges Unterfangen. Aus unterschiedlichen Quellen muss der passende Argumentationstext herausgesucht, in der Regel erst noch abgeschrieben und angepasst werden. Anschließend bedarf es noch individuellen Einleitungs- und Schlusstexten. Schnell kommen hier 30 Minuten und mehr zusammen. Der ArgumentationsProfi der DZR automatisiert all diese Schritte für die Abrechnungsfachkraft und den Zahnarzt und ermöglicht so die Reduzierung der Bearbeitungsdauer im Schnitt auf unter fünf Minuten. Unter www.argumentationsprofi.de gelangt die Praxis direkt auf das PerformancePro-Modul und logt sich mit den bereits bekannten Zugangsdaten für das ErstattungsPortal oder dataline-Z ein. Sofort kann mit der Argumentation begonnen werden.
Im Suchfeld wird die zu argumentierende Ziffer eingegeben. Eine intelligente Suchlogik unterstützt den Nutzer mit einer Autovervollständigung. Ist die Ziffer eingegeben, erscheinen alle relevanten Argumentationen. Neben  einer Zusammenfassung lässt sich auch per Klick der gesamte Argumentationstext einblenden. Über eine Checkbox wird die gewünschte Argumentation auf dem Merkzettel zwischengespeichert. Auf diese Weise können beliebig viele Ziffern argumentiert werden. Im Merkzettel selber kann sowohl die Reihenfolge als auch das ausgewählte Argument bearbeitet, geändert sowie gelöscht werden. Anschließend wählt die Fachkraft aus, ob ein individualisierbarer Einleitungs- und Schlusstext zusätzlich generiert werden soll. Durch das Klicken auf Exportieren wird das komplette Argumentationsschreiben erstellt und kann ganz einfach in die praxiseigene Wordvorlage kopiert werden. Letzte Individualisierungen können jetzt noch vorgenommen werden. Und wenn einmal eine Ziffer oder Argumentation fehlen sollte, kann dies ganz einfach über ein Chat-Fenster den Experten des GOZ-Referats der DZR mitgeteilt werden.
 
Welche Zeitersparnis lässt sich durch den ArgumentationsProfi im Tagesgeschäft realisieren?
Eine erste vierwöchige Testphase mit verschiedenen Praxen hat ergeben, dass das Fachpersonal durch die intuitive Benutzeroberfläche im Schnitt die Argumente für bis zu fünf Ziffern eines privaten Therapieplans in unter fünf Minuten komplett druckfertig erstellen kann – und das inklusive individualisiertem Einleitungs- und Schlusstext. Im Dezember 2016, dem ersten Monat nach Einführung, wurden die Ergebnisse der Testphase bestätigt. Die ersten DZR-Kunden haben in dem Monat durch das neue PerformancePro-Modul insgesamt an die 300 Stunden Zeit bei der Erstellung gebührenrechtlicher Stellung- nahmen eingespart. Dies entspricht bei einer 40 Stunden-Woche mehr als sieben Arbeitswochen, die jetzt wieder direkt den Patienten zugutekommen.